Методические рекомендации по работе бэк-офиса




Скачать 96.69 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации по работе бэк-офиса
Дата публикации16.02.2014
Размер96.69 Kb.
ТипМетодические рекомендации
uchebilka.ru > Бухгалтерия > Методические рекомендации
Реферат скачан с сайта allreferat.wow.ua


Методические рекомендации по работе бэк-офиса

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИСА Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт)организационно подразделяется на три направления:- Торговые подразделения (“Фронт-офис”),- Бэк-офис,- Бухгалтерия. Место бэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях определяется егоосновным функциональным назначением, которое включает в себя: оформление договоров и исполнение обязательств по сделке, внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежныхсредств (собственных и клиентских), формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфелякомпании и денежных средств, выделенных на его формирование, а такжеотчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е.формирование отчетности, необходимой для принятия правильногоуправленческого решения, предоставление клиентам компании периодической отчетности опроведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиентуденежных средств и ценных бумаг. Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис относится косновному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является необслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основнуюдеятельность компании. Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-офис не «дает»прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного«товара», но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К томуже компания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса продает клиенту«качественное» исполнение его поручений и, таким образом, обеспечиваеткомпании хорошую репутацию. Бэк-офис, выполняя вышеуказанные функции, заносит информацию всистему взаимосвязанных регистров внутреннего учета, обеспечивающихосуществление оперативного учета операций с ценными бумагами. Учет операцийв бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бумаг. Оноснован на более широкой, нежели в бухгалтерии, информационной базе,поэтому система книг и журналов учета бэк-офиса существует независимо отбухгалтерии. Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием иобъемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностьюформально обособленный от бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеютобособленный бэк-офис с разделением на функциональные группы, отвечающие заопределенные направления работы, связанные с исполнением документов и ихучетом, поскольку каждый этап прохождения сделки связан с формированием,получением и отправкой определенных документов. Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами в общем видевключает в себя:1. Документарное оформление сделки.2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке, а именно: перерегистрация (поставка) ценных бумаг, организация своевременной оплаты по договору.3. Контроль за исполнением сделки.3. Внутренний учет операций и этапов их прохождения.4. Передача первичных документов в соответствующие подразделения.5. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответствующие подразделения для принятия оперативных управленческих решений.6. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам. Из анализа технологического процесса видно, что он непосредственносвязан с технологией прохождения документов, т.е. с документооборотом. ГОСТопределяет документооборот как «движение документов в организации с моментаих создания или получения до завершения исполнения или отправки».Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделкекак раз и является одной из основных задач, стоящих перед бэк-офисом. Процесс прохождения документов по сделке достаточно жесткорегламентирован и предельно короток. Поэтому именно от качества организациидокументооборота зависит не только работа самого бэк-офиса, но и всейкомпании в целом, т.к. именно документооборот по сделке является составнойчастью основной деятельности брокерских и дилерских компаний. Для того, чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необходимоопределить и проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы,определить документы, с которыми связан тот или иной этап исполнениясделки, а затем «построить конвейер» по прохождению документов, большинствоиз которых являются основанием для записей в регистрах внутреннего учета. Для примера рассмотрим операции по купле-продаже акций(бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированныхпредприятий). Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или инымэтапом, зависят от характера контрагента (физическое, юридическое лицо,предприниматель, резидент или нерезидент), от условий исполненияобязательств по сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и отместа заключения сделки (определят порядок и процедуру подписания иисполнения договора), от места учета прав по ценным бумагам (регистратор,депозитарий, номинальный держатель), а так же от наличия счета в системеучета прав по ценным бумагам и др. Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг у юридическоголица - резидента, заключенную в РТС (Российской Торговой Системе), врезультате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевойсчет в системе учета регистратора. В данном случае у нас возникаетобязательство по оплате, у контрагента - по поставке ценных бумаг. При этом«готовит» договор, регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав поценным бумагам контрагент. Исполнение нами обязательств по данной сделке (покупка -перерегистрирует контрагент) можно разбить на следующие основные этапы: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Отправка подтверждения сделки. 3. Подписание договора и передаточного распоряжения. 4. Передача необходимых для перерегистрации документов. 5. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. 6. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 7. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате. 8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. В зависимости от порядка исполнения обязательств (предпоставка илипредоплата) изменится порядок прохождения этапов. Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке вслучае, если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель (покупка- перерегистрируем мы): 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Отправка подтверждения сделки. 3. Подписание договора и передаточного распоряжения. 4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов. 5. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. 6. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 7. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 8. Оплата счета на перерегистрацию 9. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. 10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 11. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. 12. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 13. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.Аналогично рассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг. Продажа - перерегистрируем мы: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Получение подтверждения сделки. 3. Оформление договора и передаточного распоряжения. 4. Подписание договора и передаточного распоряжения. 5. Получение необходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. 8. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 9. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 10. Оплата счета на перерегистрацию. 11. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. 12. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 13. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. 14. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. 15. Денежные средства поступили на наш расчетный счет. Продажа - перерегистрирует контрагент: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Получение подтверждения сделки. 3. Оформление договора и передаточного распоряжения. 4. Подписание договора и передаточного распоряжения. 5. Передача необходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. 8. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. 9. Денежные средства поступили на наш расчетный счет. 10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. Теперь на примере вариантов “Покупка - перерегистрирует контрагент” и“Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых документов,с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки. Покупка - перерегистрирует контрагент|№ |Содержание |Документы |Примеч.||этапа | | | ||1 |Заключение сделки |Тикет | || |торговым отделом. | | ||2 |Отправка подтверждения |Подтверждение сделки | || |сделки. | | ||3 |Подписание договора и |Договор | || |передаточного |Передаточное распоряжение| || |распоряжения. | | ||4 |Передача необходимых для|Доверенность |Если || |перерегистрации | |нужна || |документов. | |выписка||5 |Получение от контрагента|Копия уведомления | || |копии документа о |(извещения) о проведении | || |перерегистрации. |перерегистрации | ||6 |Подготовка служебной |Служебная записка | || |записки в бухгалтерию об| | || |оплате ЦБ. | | ||7 |Передача контрагенту |Платежное поручение | || |факсимильной связью | | || |копии документа об | | || |оплате. | | ||8 |Получение от контрагента|Оригинал уведомления | || |оригинала документа о |(извещения) о проведении | || |перерегистрации. |перерегистрации | | Продажа - перерегистрируем мы|№ |Содержание |Документы |Примеч. ||этапа | | | ||1 |Заключение сделки |Тикет | || |торговым отделом. | | ||2 |Получение |Подтверждение сделки | || |подтверждения сделки. | | ||3 |Оформление договора и |Договор | || |передаточного |Передаточное распоряжение | || |распоряжения. | | ||4 |Подписание договора и |Договор | || |передаточного |Передаточное распоряжение | || |распоряжения. | | ||5 |Получение необходимых |Доверенность |Если || |для перерегистрации | |нужна || |документов. | |выписка ||6 |Регистрация сделки в |Договор |В || |инвестиционном |Передаточное распоряжение |учетном || |институте. | |регистре||7 |Передача регистратору |Передаточное распоряжение | || |необходимых для | | || |перерегистрации | | || |документов. | | ||8 |Получение от |Счет-фактура | || |регистратора счета на | | || |оплату услуг. | | ||9 |Подготовка служебной |Служебная записка | || |записки в бухгалтерию | | || |об оплате счета. | | ||10 |Оплата счета на |Платежное поручение | || |перерегистрацию | | ||11 |Передача регистратору |Платежное поручение | || |платежного поручения | | || |об оплате услуг. | | ||12 |Получение от |Уведомления (извещения) о | || |регистратора документа|проведении перерегистрации| || |о перерегистрации ЦБ. | | ||13 |Передача контрагенту |Копия уведомления | || |копии документа о |(извещения) о проведении | || |перерегистрации. |перерегистрации | ||14 |Получение от |Копия платежного поручения| || |контрагента | | || |факсимильной связью | | || |копии документа об | | || |оплате. | | ||15 |Денежные средства |Выписка о движении | || |поступили на наш |денежных средств по счету | || |расчетный счет. | | | При проведении операций с ценными бумагами в рамках договора склиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнения порученияклиента включает в общем случае дополнительно к перечисленному следующиеэтапы: 1. Заключение договора на оказание посреднических услуг. 2. Получение от клиента поручения на сделку. 3. Подтверждение о принятии поручения на сделку. 4. Передача трейдеру распорядительной записки на заключение сделки. 5. Заключение сделки. 6. Сообщение клиенту о заключении сделки. 7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки. 8. Исполнение сделки по поручению клиента. 9. Отчет клиенту об исполнении поручения с приложением копий документов, подтверждающих расходы по исполнению поручения. 10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнению поручения. 11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за оказанные услуги. 12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных средств и ценных бумаг. Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или инымэтапом зависят от характера клиента (физическое, юридическое лицо,предприниматель, резидент или нерезидент), от места учета прав по ценнымбумагам, принадлежащим клиенту, от условий исполнения обязательств подоговору на оказание посреднических услуг и т.п. Таким образом, из вышеизложенного видно, что в процессе своей работыбэк-офис сталкивается с большим объемом документов, которые в обязательномпорядке необходимо систематизировать для того, чтобы своевременно находитьнужный документ, сданный в архив. Все документы (копии документов), проходящие по сделке целесообразноформировать в «дело» под номером, соответствующим номеру договора. «Дело»подкалывать в папку, содержащую опись находящихся в ней дел, ипоименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( поэмитентам, по видам сделок и т.п.) «Дела» клиентов целесообразно формировать по договорам на оказаниепосреднических услуг с приложением к каждому поручению клиентадокументов по его исполнению и соответствующей отчетности. В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров,обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами, взаимодействует сомножеством других (помимо клиентов и контрагентов) сторонних организаций(регистраторы, депозитарии, клиринговые компании и др.). В процессевзаимодействия между ними происходит обмен документами, не связанныминепосредственно с исполнением сделки, а необходимыми для проведениясоответствующих сверок, для составления необходимой отчетности и т.п.Документы по взаимодействию со сторонними организациями также целесообразноформировать в «дела». Как уже отмечалось, конкретная организационная структура бэк-офисакомпании определяется содержанием и объемом проводимых операций. Исходя изанализа процесса исполнения и учета сделок, можно выделить следующиеосновные участки, связанные с исполнением этапов сделок:участок, занятый оформлением договоров,участок, обеспечивающий перерегистрацию прав по ЦБ,участок, обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций, связанныхс исполнением сделок,участок, обеспечивающий контроль за исполнением обязательств по договорам,отслеживающий расходы и доходы по операциям с ценными бумагами иформирующий отчетность о состоянии собственного портфеля компании иденежных средств, выделенных на его формирование. При оказании компанией посреднических услуг необходим участок,отслеживающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетностьо состоянии денежных средств и портфелей клиентов. Информация об этапах формирования соответствующих документов, ореквизитах полученных и сформированных документов, а также об этапахисполнения обязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам наоказание посреднических услуг, отражается во внутреннем учете на каждомучастке по мере прохождения через участок первичных документов и исполнениясоответствующих этапов. Информация накапливается и систематизируется вучетных регистрах, на основании которых проводится контроль и формируетсясоответствующая отчетность.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации к семинарским занятиям та самостоятельной...
Методические рекомендации к семинарским заняттям та самостоятельной работе по курсу «Экономическая теория» для иностранных студентов...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации симферополь 2008 г. Применение интерактивных...
Применение интерактивных технологий в социально-адаптационной работе со старшеклассниками. /Методические рекомендации. Сост. Волочкова...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации к лабораторной работе #1

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации по самостоятельной работе студентов по...
...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации Предисловие Глава Методические рекомендации к разделу «Здоровье»
Коррекционно-развивающее обучение и воспитание дошкольников с нарушением интеллекта

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации Тюмень 2000 г. Методические рекомендации...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации Тюмень 2000 г. Методические рекомендации...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации по выполнению контрольных и лабораторных работ Часть 1
Методические рекомендации предназначены для студентов заочной формы обучения, профессионально

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации Тюмень 1999 г. Методические рекомендации...

Методические рекомендации по работе бэк-офиса iconМетодические рекомендации по работе с родителями
В. П. Сергеева «Классный планирование и организация работы от а до Я»

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<