Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией




Скачать 256.14 Kb.
НазваниеИнструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией
Дата публикации01.10.2013
Размер256.14 Kb.
ТипИнструкция
uchebilka.ru > Информатика > Инструкция
Приложение 3

к постановлению Совета министров Автономной Республики Крым

от «31» мая 2011 года № 246

ИНСТРУКЦИЯ

по вопросам учета, хранения и использования документов и

других материальных носителей, которые содержат сведения,

являющиеся служебной информацией

Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет обязательный для Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей, являющихся служебной информацией (далее - документы) и разработана с учетом требований постановления Кабинета Министров Украины от 27 ноября 1998 года № 1893 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства» (далее – Постановление КМУ от 27.11.1998 № 1893).

Перечень сведений, являющихся служебной информацией и которым присваивается гриф "Для службового користування", разрабатываются экспертной комиссией и утверждаются Советом министров Автономной Республики Крым.

Экспертная комиссия создается Советом министров Автономной Республики Крым. В ее состав включаются сотрудники режимно-секретного и других структурных подразделений Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым из числа наиболее квалифицированных специалистов. В случае необходимости для участия в работе экспертной комиссии могут по согласованию с руководителями привлекаться специалисты заинтересованных органов, предприятий, учреждений и организаций (далее - организации) с целью рассмотрения вопросов, которые принадлежат к их компетенции. Решение комиссии оформляется протоколом, который утверждается Советом министров Автономной Республики Крым. На основании решения экспертной комиссии информация включается в перечень сведений, являющихся служебной информацией.

2. На документах в правом верхнем углу первой страницы, а для изданий - на обложке и на титуле проставляются гриф "Для службового користування" и номер экземпляра.

Если гриф "Для службового користування" невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть проставлен в сопроводительном документе.

3. Необходимость проставления грифа "Для службового користування" определяется на основании перечня, указанного в пункте 1 настоящей Инструкции: на документе - исполнителем и лицом, которое подписывает документ; на издании - автором (составителем) и руководителем, который подписал издание к печати.

4. Председатель Совета министров Автономной Республики Крым, его Первый заместитель в случае необходимости имеют право снять гриф "Для службового користування" с документов, подготовленных Управлением делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерствами, республиканскими комитетами, иными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, если сведения, которые содержатся в этих документах, не отвечают перечню, указанному в пункте 1 настоящей Инструкции.

5. Тиражируемые документы, которые изданы до 1991 года с грифом "Для службового користування" могут рассматриваться как открытые документы при наличии письменного согласия организаций, которые их издали, или правопреемников этих организаций.

Тиражируемые документы, которые изданы в 1991 году и позже с грифом "Для службового користування" или с нумерацией каждого экземпляра тиража, а также все документы органа законодательной власти, высшего органа исполнительной власти и высших судебных органов без грифов, но не опубликованные в официальных изданиях, с которых сняты грифы секретности, рассматриваются как материалы, которые содержат сведения ограниченного доступа с грифом "Для службового користування".

6. Руководители Совета министров Автономной Республики Крым, Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, хранения и использования документов с грифом "Для службового користування".

Ведение учета, хранение, размножение и использование документов с грифом "Для службового користування", а также контроль за соблюдением требований этой Инструкции возлагается на режимно-секретные подразделения или ответственное должностное лицо (ответственных должностных лиц) Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым (далее - режимно-секретные подразделения или ответственные должностные лица).

7. Предотвращение разглашения сведений, которые содержатся в документах с грифом "Для службового користування", и случаев потери таких документов возлагается на режимно-секретные подразделения или ответственных должностных лиц.

8. Руководство Совета министров Автономной Республики Крым и сотрудники Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, которые работают с документами с грифом "Для службового користування", в обязательном порядке подлежат ознакомлению под роспись с настоящей Инструкцией. Ознакомление осуществляют режимно-секретные подразделения или ответственные должностные лица.

Сотрудникам (исполнителям), допущенным к работе с документами с грифом "Для службового користування", запрещается сообщать устно или в письменном виде кому-либо сведения, которые содержатся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью.

9. Во время работы с документами и материалами с грифом "Для службового користування" следует также руководствоваться Примерной

инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинету Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, инструкциями по делопроизводству в Управлении делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, государственными стандартами, которые регламентируют правила составления и оформления документов.
^ Принятие и учет документов

10. Принятие и учет (регистрация) документов с грифом "Для службового користування" осуществляется режимно-секретными подразделениями или ответственными должностными лицами.

На документы с грифом "Для службового користування", как правило, распространяется требование одноразовости регистрации.

11. Корреспонденция с грифом "Для службового користування", которая поступает в Совет министров Автономной Республики Крым, Управление делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканские комитеты, иные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, принимается и раскрывается централизовано в режимно - секретных подразделениях ответственными должностными лицами или сотрудниками структурных подразделений по делопроизводству, которым поручена работа с такими документами. При этом проверяются номера, количество страниц и экземпляров документов, а также наличие дополнений, отмеченных в сопроводительном письме.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах по форме 1 в соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства (далее – Инструкция), утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, один из которых направляется отправителю.

Документы с грифом "Для службового користування", которые поступили ошибочно, возвращаются отправителю или пересылаются адресату.

12. В случае поступления документов с грифом "Для службового користування" в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником, который, не раскрывая эту корреспонденцию, передает ее под расписку в режимно-секретное подразделение или ответственному должностному лицу.

Запрещается доставлять в нерабочее время документы с грифом "Для службового користування" в организации, где нет постоянных дежурных сотрудников.

13. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом "Для службового користування". Они учитываются по количеству страниц, а издания (книги, журналы, брошюры) - по количеству экземпляров.

14. Учет документов и изданий с грифом "Для службового користування" ведется в журналах по форме 2 или карточках по форме 3 в соответствии с приложениями 2 и 3 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, как правило, отдельно от учета другой несекретной документации.

Учет магнитных носителей информации с грифом "Для службового користування" ведется отдельно от учета бумажных носителей такой информации в журналах по форме 4 или карточках по форме 5 в соответствии с приложениями 4 и 5 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.

Страницы журналов нумеруются, журналы прошнуровываются и опечатываются. На последней учтенной странице делается запись о количество страниц в журнале, которая подписывается сотрудником режимно-секретного подразделения или ответственным должностным лицом и заверяется печатью "Для пакетов".

В случае, когда объем документов с грифом "Для службового користування" незначительный, позволяется вести их учет (регистрацию) вместе с другой несекретной документацией. При этом на карточке (в журнале) к регистрационному номеру документа или изданию добавляется отметка "ДСК".

Прохождение документов с грифом "Для службового користування" должно своевременно отображаться в карточках (журналах).

15. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданию с грифом "Для службового користування" проставляется штамп, в котором отмечаются наименование органа, регистрационный номер документа и дата его поступления.

16. Тираж издания с грифом "Для службового користування" полученный для рассылки, регистрируется по одному исходящему номеру в

журнале учета и распределения изданий с грифом "Для службового користування" по форме 6 в соответствии с приложением 6 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются по номеру этого документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в формах учета. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров продолжается от последнего номера экземпляров, которые были размножены ранее.
^ Размножение и рассылка (отправка) документов

17. Ответственность за выпуск документов с грифом "Для службового користування", которые тиражируются, несут руководители структурных подразделений Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, в которых они тиражируются.

Документы с грифом "Для службового користування", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только по их согласию.

18. Печатание документов с грифом "Для службового користування" осуществляется в режимно-секретном подразделении Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСК".

Печатание таких документов также допускается в иных структурных подразделениях Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым под ответственность их руководителей.

Использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы для печатания документов с грифом "Для службового користування", может осуществляться только после создания в ней комплексной системы защиты информации и подтверждения соответствия созданной системы требованиям нормативных документов по вопросам технической защиты информации в порядке установленном законодательством. Разрешение на использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы с указанной целью предоставляется в соответствии с приказом руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым при наличии аттестата соответствия комплексной системы защиты информации.

На обороте последней страницы каждого экземпляра документа сотрудник режимно-секретного подразделения или ответственное должностное лицо должно отметить количество напечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, собственную фамилию и дату печатания документа.

19. Напечатанные и подписанные документы с грифом "Для службового користування" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику режимно-секретного подразделения или ответственному должностному лицу, которое осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем и сотрудником режимно-секретного подразделения или ответственным должностным лицом, о чем на копии исходящего документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожены. Дата. Подписи".

20. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном выполнении, в которых содержатся сведения о документах с грифом "Для службового користування" , выпускаются с аналогичным грифом.

Изъятые из отмеченных изданий реферативные информационные карточки и страницы, которые не содержат сведений ограниченного доступа учитываются и хранятся как несекретные материалы.

Факт изъятия карточек и страниц удостоверяется подписями двух исполнителей на обложках этих изданий.

21. Размножение документов с грифом "Для службового користування" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым по подписанным нарядам под контролем сотрудника режимно-секретного подразделения или ответственного должностного лица.

Учет размноженных документов осуществляется по количеству их экземпляров.

22. В режимно-секретном подразделении или типографиях и в отделах множительной техники учет документов с грифом "Для службового користування", которые тиражируются в незначительном объеме, может осуществляться в одном журнале вместе с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру или названию документа добавляется отметка "ДСК".

23. После окончания печатания документов с грифом "Для службового користування" набор должен быть рассыпан, печатные формы аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о чем составляется акт или делается соответствующая отметка в журнале за подписями заказчика и исполнителя.

24. Во время размножения документов с грифом "Для службового користування" с использованием средств копировально-множительной техники мероприятия технической защиты информации осуществляются в соответствии с законодательством.

25. Рассылка (отправка) тиража документов с грифом "Для службового користування" осуществляется на основании разнарядок (расчетов-рассылок), подписанных руководителем Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым (его заместителем) с указанием учетных номеров экземпляров, которые рассылаются (отправляются).

26. Пересылка документов с грифом "Для службового користування" к другим организациям в пределах Украины осуществляется рекомендованными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организаций.

Доставка документов с грифом "Для службового користування" представителями других организаций осуществляется на основании письменного поручения.

27. Документы, дела и издания с грифом "Для службового користування", которые рассылаются, должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.

На упаковке или конверте отмечаются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с проставлением отметки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для службового користування" запрещается отмечать фамилии и должности руководителей Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым (их структурных подразделений) и исполнителей документов, а также наименование структурных подразделений.

28. Ознакомление представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для службового користування" и передачи им таких материалов допускается в каждом отдельном случае по письменному разрешению Председателя Совета министров Автономной Республики Крым или его Первого заместителя.

Такие документы предварительно рассматриваются экспертной комиссией, которая принимают письменное решение о целесообразности их передачи или возможности снятия грифа "Для службового користування", если на момент ознакомления или передачи сведения, которые содержатся в документах, потеряли первичное значение.

Если в документах с грифом "Для службового користування" содержатся сведения, которые принадлежат к компетенции других организаций передача их средствам массовой информации может быть осуществлена лишь по письменному согласию этих организаций.

Запрещается посылать за границу издание с грифом "Для службового користування" в порядке книгообмена или экспонирования на выставках, презентациях и тому подобное.
^ Формирование выполненных документов в дела

29. Документы с грифом "Для службового користування" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства или номенклатурой дел "Для службового користування".

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные и регистрационные картотеки и журналы на документы с грифом "Для службового користування".

30. Документы с грифом "Для службового користування" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Если в органе создается большое количество одинаковых видов документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для службового користування" и без этого грифа, целесообразно формировать их

в отдельные дела. При этом в графе номенклатуры дел "Индекс дела" к номеру дела с документами с грифом "Для службового користування" добавляется отметка "ДСК".

В случае приобщения документа с грифом "Для службового користування" к делу с документами, которые не имеют такого грифа на деле проставляется отметка "ДСК", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

В органах при осуществлении деятельности которых создается незначительное количество документов с грифом "Для службового користування" номенклатурой дел может быть предусмотрено введение одного дела с заглавием "Документы с грифом "Для службового користування". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

31. По окончанию отчетного года дело "Документы с грифом "Для службового користування" пересматривается постранично членами экспертной комиссии и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся в этом деле, формируются в отдельное дело, которому присваивается отдельное заглавие и которое дополнительно включается в номенклатуру дел. Документы временного хранения остаются в этом деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Если в деле "Документы с грифом "Для службового користування" содержатся только документы временного хранения оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается в соответствии с наибольшим сроком хранения документов, которые содержатся в этом деле. Отметка "ЭК" в графе номенклатуры дел "Срок хранения" зачеркивается и отмечается уточненный срок хранения.

Если члены экспертной комиссии по результатам пересмотра имеющихся в деле документов придут к заключению, что они по совокупности содержат сведения, которые представляют государственную тайну об этом составляется соответствующий акт. Этому делу предоставляется гриф ограничения доступа согласно законодательству о государственной тайне. Хранение его осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

32. Дела с несекретными документами, в которых накапливаются отдельные документы с грифом "Для службового користування", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для службового користування" , а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

33. Дела с документами с грифом "Для службового користування" должны иметь внутренние описи.
^ Использование документов. Снятие грифа

"Для службового користування"

34. К работе с делами, изданиями с грифом "Для службового користування" допускаются должностные лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, в соответствии со списками (перечнями), согласованными с Председателем Совета министров Автономной Республики Крым, руководителями Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым , а к документам - согласно указаниям, изложенным в резолюциях руководителей.

35. Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для службового користування" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости с письменного разрешения Председателя Совета министров Автономной Республики Крым или его Первого заместителя допускается опубликование или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного доступа (распространения), если такие сведения не противоречат перечню сведений, являющиеся служебной информацией.

36. Передача служебной информации, которая является собственностью государства, каналами связи осуществляется лишь с использованием средств технической и (или) криптографической защиты информации.

37. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами с грифом "Для службового користування" с разрешения Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают, с указанием характера задания, которое выполняется.

Выписки из документов и изданий с грифом "Для службового користування", которые содержат сведения ограниченного доступа (распространения) делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые после окончания работы направляются в адрес органа, который давал разрешение на ознакомление и работу с документами с грифом "Для службового користування".

38. Дела и издания с грифом "Для службового користування" выдаются исполнителям и принимаются от них под роспись в карточке учета дел и изданий, которые выдаются по форме 7 в соответствии с приложением 7 к Инструкции, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.

39. Снятие копий, а также осуществление выписок с документов с грифом "Для службового користування" сотрудниками органа, где находятся документы, проводится с разрешения Председателя Совета министров Автономной Республики Крым, руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым .

Копирование для посторонних организаций документов с грифом "Для службового користування", полученных от других организаций осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

40. Издания с грифом "Для службового користування" включаются только в служебные каталоги. Запрещается включать такие издания в открытые каталоги и библиографические указатели.

41. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для службового користування" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Пересмотр осуществляется во время передачи дел из структурных подразделений в архивное подразделение органа, в процессе хранения дел в архивном подразделении (как правило не менее чем один раз на 5 - 10 лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственное архивное учреждение.

Решение о снятии грифа "Для службового користування" принимается экспертной комиссией. Решение комиссии оформляется актом, который составляется в произвольной форме и утверждается Председателем Совета министров Автономной Республики Крым или его первым заместителем. В акте перечисляются заглавия и номера по описям дел, с которых снимается гриф "Для службового користування".

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архивное подразделение органа, а дела постоянного хранения - в соответствующее государственное архивное учреждение. О снятии грифа ограничения доступа уведомляются все организации, которым направлялся этот документ (издание).

42. На обложках дел гриф "Для службового користування" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, который стал основанием для снятия грифа.

Аналогичные отметки вносятся в опись и номенклатуру дел.

43. Дела с грифом "Для службового користування", переданные органами в государственные архивное учреждение, используются на правах документов ограниченного доступа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Выдача таких дел исследователям осуществляется по письменному разрешению руководителя государственного архивного учреждения, если орган – фондосоздатель во время передачи дел в государственное архивное учреждение не обусловило требование относительно согласования с ним выдачи таких дел.
^ Отбор документов для хранения и уничтожения

44. Проведение экспертизы научной, историко-культурной ценности документов и дел с грифом "Для службового користування", рассмотрение и утверждение ее результатов осуществляется в соответствии с Положением о принципах и критериях определения ценности документов, порядке создания и деятельности экспертных комиссий по вопросам отнесения документов к Национальному архивному фонду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 20 октября 1995 года № 853.

45. Дела из структурных подразделений Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерств, республиканских комитетов, иных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым в их архивные подразделения передаются в упорядоченном состоянии. При этом, дела постоянного хранения, которые содержат документы с грифом "Для

служебного пользования", включаются в опись по форме 8 в соответствии с приложением 8 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, вместе с другими делами, которые содержат несекретные документы постоянного хранения.

На дела с документами с грифом "Для службового користування" со сроком хранения до 10 лет включительно описи могут не составляться. Их передача в архивное подразделение осуществляется по номенклатурам дел.

46. Подготовка дел для архивного хранения (оформление, опись дел на обложках и составление описей дел) осуществляется в соответствии с правилами, установленными Госкомархивом.

47. Дела с грифом "Для службового користування" постоянного хранения передаются в государственное архивное учреждение в установленном Госкомархивом порядке с обязательной постраничной проверкой документов, включенных в них.

48. Отобранные для уничтожения дела с грифом "Для службового користування", которые не имеют научной, историко-культурной ценности и утратили практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт по форме 9 в соответствии с приложением 9 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, вместе с другими несекретными делами, отобранными к уничтожению. При этом в графе "Заглавия дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСК".

49. Отобранные для уничтожения документы, дела и издания с грифом "Для службового користування" перед сдачей на переработку как макулатура должны в обязательном порядке измельчаться до состояния, которое исключает возможность прочтения их.

50. После уничтожения материалов с грифом "Для службового користування" в учетных документах (карточках, журналах номенклатурах дел, описаниях дел временного хранения) делается отметка "Уничтожено. Акт № ____ от (дата)".

51. Копии документов, стенографические записи уничтожаются без акта, но с отметкой в учетных формах, которые удостоверяются подписями исполнителя и ответственного за их учет и хранение должностного лица.


^ Обеспечение сохранности документов.

Проверка их наличия

52. Документы с грифом "Для службового користування" должны храниться в служебных помещениях в шкафах (хранилищах), которые надежно замыкаются и опечатываются.

53. Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возврату в режимно-секретное подразделение, ответственному должностному лицу или архивное подразделение в тот же день.

Отдельные дела с грифом "Для службового користування" с разрешения руководителя режимно-секретного подразделения, ответственного должностного лица или архивного подразделения органа могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнение задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

Передача документов с грифом "Для службового користування" другим сотрудникам осуществляется только через режимно-секретное подразделение, ответственное должностное лицо или архивное подразделение органа.

54. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Для службового користування" из одного дела в другое без разрешения режимно-секретного подразделения или ответственного должностного лица. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях документов делаются отметки в учетных формах, включая внутренние описи.

55. Запрещается выносить документы с грифом "Для службового користування" за пределы служебных помещений органов.

В случае необходимости руководитель Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым может позволить исполнителям или сотрудникам режимно-секретного подразделения, ответственному должностному лицу вынести за пределы служебного помещения органа документы с грифом "Для службового користування" для их согласования, подписания и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.

56. В случае смены работников, ответственных за учет и хранение документов (дел) с грифом "Для службового користування", составляется в произвольной форме акт приема-передаче этих документов (дел), который утверждается руководителем Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым (их структурного подразделения).

57. Проверка наличия документов с грифом "Для службового користування" осуществляется ежеквартально комиссией, которая назначается приказом руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым. В состав этой комиссии обязательно включаются сотрудники режимно-секретных подразделений или ответственные должностные лица.

Результаты проверки наличия оформляются актом по форме 10 в соответствии с приложением 10 к Инструкции, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.

58. О фактах утраты документов с грифом "Для службового користування" или разглашении сведений, которые содержатся в них срочно уведомляются Председатель Совета министров Автономной Республики Крым, руководитель Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, руководитель режимно-секретного подразделения или ответственное должностное лицо, а также в письменном виде уведомляются органы СБУ с указанием обстоятельств утраты документов или разглашения сведений и принятых мер.

Для расследования факта потери документов с грифом "Для службового користування" или установления факта разглашения сведений, которые содержатся в них, приказом руководителя Управления делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерства, республиканского комитета, иного органа исполнительной власти, органа исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым назначается комиссия, вывод которой утверждается руководителем органа.

Соответствующие записи об утраченных документах вносятся в учетные формы на основании акта комиссии, утвержденного руководителем органа.

Акты комиссии об утерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем органа передаются в архивное подразделение для включения в дело фонда.

59. За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для службового користування", утрате или незаконному уничтожению документов с грифом "Для службового користування", а также других требований настоящей Инструкции виновные лица несут ответственность согласно с действующим законодательством.


Управляющий делами

Совета министров

Автономной Республики Крым О. Удовина

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconЗакона Украины «о совете министров Автономной Республики Крым»
Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconИнструкция о порядке поступления, транспортировки, хранения, отпуска...
Инструкция устанавливает единый порядок приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов, проведения учетно-расчетных...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconПеречень типовых документов, которые создаются в деятельности органов...
Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений,...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconОдним из главных требований бухгалтерского учета является достоверность...
И эта цель может быть достигнута с помощью инвентаризации. Таким образом, инвентаризация представляет собой своеобразный способ проверки...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией icon3. Совершенствование учета товаров в оптово-розничном торговом предприятии...
Приложение Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения №1012 от 01. 10. 2006

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconСсылки на сайты, которые содержат полнотекстовые версии печатных...
Собрание электронных копий ценных и наиболее спрашиваемых печатных изданий и электронных документов из фондов ргб и других источников....

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconТехническое описание и инструкция по эксплуатации 2009
Инструкция по эксплуатации предназначены для изучения устройства, принципа действия, технических характеристик и содержит в себе...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconТехническое описание и инструкция по эксплуатации 2007
Инструкция по эксплуатации предназначены для изучения устройства, принципа действия, технических характеристик и содержит в себе...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconТехническое описание и инструкция по эксплуатации 2013
Инструкция по эксплуатации предназначены для изучения устройства, принципа действия, технических характеристик и содержит в себе...

Инструкция по вопросам учета, хранения и использования документов и других материальных носителей, которые содержат сведения, являющиеся служебной информацией iconТехническое описание и инструкция по эксплуатации 2007
Инструкция по эксплуатации предназначены для изучения устройства, принципа действия, технических характеристик и содержит в себе...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<