Обработка массовых отправлений цель работы Научить пользователя основным принципам и приемам использования программного обеспечения в профессиональной

Работа 6

ОБРАБОТКА МАССОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ 1. Цель работы

Научить пользователя основным принципам и приемам использования программного обеспечения в профессиональной деятельности.

2. Основные теоретические положения

Операционная система Windows дает возможность совмещать работы основных приложений пакета Microsoft office. Например, из информации табличного процессора Excel можно сформировать базу данных в Access. Можно также осуществить слияние документов табличного процессора Excel и текстового редактора Word.

3. 
   Порядок выполнения работы
   

Задание. Разработать в Word образец серийных писем для рассылки должникам по оплате за телефонные услуги. Данные об абонентах взять из файла.

Внимание! Требуется обязательная запись в рабочей тетради последовательности работы с программой и всех операций по поставленным задачам.

Выполнение задания

1. 
   Создание файла с данными об абонентах:
   
   1. 
      Выполните команды меню Файл - Открыть - папка Мои документы - папка Задания - Работа_2 (файл Excel).
      
   2. 
      Выделите диапазон ячеек А2:Е50 и выполните команды меню Правка - Копировать.
      
   3. 
      Снимите выделение таблицы, затем закройте документ Работа_2 (Файл - Закрыть).
      
   4. 
      Выполните команды меню Файл - Создать (откроется новая книга Excel с чистым рабочим листом) - активизируйте ячейку А1 - Правка - Вставить.
      

Появится таблица (табл. 17), которая представляет собой ведомость, содержащую данные об оплате за телефонные услуги. Просмотрите таблицу. В графе 1-должник, 0-нет стоят единицы, если абонент не заплатил за услуги.

2. 
   Подготовка данных об абонентах
   
   1. 
      Выделите строку заголовков таблицы и выполните команды меню Данные - Фильтр - Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1-должник, 0-нет и выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица, содержащая только те записи, в которых стоит условие 1.
      

Таблица 17

	А	В	С	D	Е
1	№ п/п	Фамилия	Телефон	1-должник, 0-нет	Сумма долга
2	1	Баболина А.И.	213-89-51	1	75р.50к.
3	2	Быковская Г.В.	135-67-97	1	75р.50к.
4	3	Васильева Э.С.	312-77-57		0
5	4	Воеводина Е.Г.	213-89-52		0
6	5	Воронько 0.3	213-89-53		0
7	6	Громин Л.С.	432-90-94		0
8	7	Дмитриев Н.А.	213-89-54	1	75р.50к.
9	8	Евдокимова Е.В.	312-11-10		0
10	9	Евсеева И.А.	312-87-66	1	75р.50к.
11	10	Жилина Н.В.	312-11-11		0

1. 
   Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка - Копировать, затем вставьте на рабочий Лист2 данные из буфера обмена (Правка - Вставить). Получилась новая таблица (табл. 18).
   
2. 
   Файл - Сохранить как... - Мон документы - папка Факультет - ваша Именная папка - в окне Имя - введите имя Абонент - Сохранить. Закройте документ.
   
1. 
   Подготовка основного документа (бланка письма)
   
   1. 
      Выполните команды: кнопка Пуск - Программы - Microsoft Word
      
   2. 
      Создайте бланк письма по образцу рис.1. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка - Надпись. Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров.
      
   3. 
      Выполните команды Сервис - Слияние. В диалоговом окне Слияние - выберите Основной документ - Создать - Документы на бланке.
      
   4. 
      В следующем диалоговом окне Microsoft Word - щелкните кнопку Активное окно.
      
2. 
   Определение источника данных
   
   1. 
      В окне Слияние щелкните по кнопке Получить данные и в развернувшемся списке щелкните Открыть источник данных.
      
   2. 
      В диалоговом окне Открыть источник данных в списке Тип файла -установите Все файлы. Откройте папку Мои документы - папку Факультет - вашу Именную папку - щелкните по файлу
      

Абонент - Открыть и далее в диалоговом окне выберите Весь лист - ОК.


Таблица 18

	А	В	С	D	Е
1	№ п/п	Фамилия	Телефон	1-должник, 0-нет	Сумма долга
2	1	Баболина А.И.	213-89-51	1	75р.50к.
3	2	Быковская Г.В.	135-67-97	1	75р.50к.
4	7	Дмитриев Н.А.	213-89-54	1	75р.50к.
4	9	Евсеева И.А.	312-87-66	1	75р.50к.
5	11	Зелемина Н.И.	432-90-98	1	75р.50к.
6	15	Карелин М.Ю.	213-89-57	1	75р.50к.
7	21	Макарова Н.Н.	319-11-13	1	75р.50к.
8	24	Налина О.М.	432-90-96	1	75р.50к.
9	25	Огольцова Е В.	312-11-19	1	75р.50к.
10	31	Романина Н.Ю.	312-11-14	1	75р.50к.
11	36	Стегалина З.С.	135-67-93	1	75р.50к.
12	38	Туполев В.П.	552-23-18	1	75р.50к.
13	40	Ушеров Р.И.	213-89-62	1	75р.50к.

1. 
   Появится следующее диалоговое окно с сообщением, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните по кнопке Правка основного документа. На экране появится новая панель с инструментами Слияние.
   
1. 
   Объединение основного документа и источника данных
   
   1. 
      Щелкните мышью в поле пустого кадра Уважаемый абонент, а затем на панели Слияние щелкните по кнопке Добавить поле слияния.
      
   2. 
      В появившемся списке выберите Фамилия, затем повторите действия и добавьте заполнение следующего кадра Суммы задолженности.
      
   3. 
      Сохраните документ в своей именной папке с именем Телефон.
      
2. 
   Просмотр копий документа
   
   1. 
      На панели инструментов Слияние щелкните кнопку Поля/данные. Информация из первой записи источника данных (таблицы Абонент) вставится вместо соответствующего поля слияния в основном документе.
      
   2. 
      Просмотрите другие копии, щелкая мышью по одной из следующих кнопок панели Слияние.