«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007




Скачать 225.94 Kb.
Название«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007
Дата публикации16.06.2014
Размер225.94 Kb.
ТипДокументы
Система управления базами данных Microsoft Access 2007. Создание базы данных

Анализ и изменение данных с помощью запросов

Система управления базами данных Microsoft Access 2007. Создание базы данных

Постановка задачи

Реализовать базу данных (БД) по теме «Учет выдачи и возврата книг» в СУБД Microsoft Access 2007.

В результате проектирования БД «Учет выдачи и возврата книг» получены следующие таблицы:

Тематика (код тематики, наим.тематики)

Издательство (код изд-ва, наим. изд-ва)

Читатель (номер ЧБ, фам, адрес, год рожд, образование)

Книги (№ книги, наим.книги, авторы, код тематики, код изд-ва, адрес хранения)

Учет книг (номер ЧБ, № книги, дата возврата, дата выдачи, дата факт.возврата)

Перед созданием таблиц в СУБД необходимо для каждого поля (столбца) таблиц определить некоторые характеристики (полужирным шрифтом выделены ключевые поля):
Тематика

Характеристики поля

Поле

Тип

поля

Списочный характер

Возможные ограничения

Индексируемость

Обязательность заполнения

^ Код тематики

Счетчик

-

-

-

+

Наименование тематики

Текстовый

-

-

+

+


Читатель

Характеристики поля

Поле

Тип

поля

Списочный характер

Возможные ограничения

Индексируемость

Обязательность заполнения

Номер ЧБ

Числовой

-

-

-

+

Фамилия

Текстовый

-

-

+

+

Адрес

Текстовый

-

-

-

+

Год рождения

Числовой

-

>1920 And <2005

-

-

Образование

Мастер подстановок

неполное среднее,

среднее,

высшее

-

-

-


Издательство

Характеристики поля

Поле

Тип

поля

Списочный характер

Возможные ограничения

Индексируемость

Обязательность заполнения

^ Код издательства

Счетчик

-

-

-

+

Наименование издательства

Текстовый

-

-

+

+

Книги

Характеристики поле

Поле

Тип

поля

Списочный характер

Возможные ограничения

Индексируемость

Обязательность заполнения

книги

Числовой

-

-

-

+

Наименование книги

Текстовый

-

-

-

+

Авторы

Текстовый

-

-

+

+

Код тематики

Мастер подстановок (поле Наименование тематики из таблицы «Тематика»)

-

-

-

+

Код издательства

Мастер подстановок

(поле Наименование издательства из таблицы «Издательство»)

-

-

-

+

Адрес хранения

Мастер подстановок

Отдел 1

Отдел 2

-

-

+


Учет книг

Характеристики поля

Поле

Тип

поля

Списочный характер

Возможные ограничения

Индексируемость

Обязательность заполнения

Номер ЧБ

Мастер подстановок (Номер ЧБ из таблицы «Читатель»)

-

-

-

+

книги

Мастер подстановок (№ книги из таблицы «Книги»)

-

-

-

+

^ Дата выдачи

Дата/время

-

-

-

+

Дата возврата

Дата/время

-

-

-

+

Дата фактвозврата

Дата/время

-

-

-

-




  1. Запустить MS Access 2007, создать новую базу данных «Учет выдачи и возврата книг».

  2. Создание таблицы «Тематика»:




  • на закладке Главная с помощью кнопки Вид перейти в режим Конструктора:




  • внести названия и типы полей таблицы «Тематика»:



  • в разделе Свойства поля на закладке Общие для поля Наименование тематики установить характеристики индексируемости и обязательности:



  • на закладке Главная с помощью кнопки Вид перейти в Режим таблицы и ввести данные в таблицу «Тематика»:




  1. Создание таблицы «Читатель»:

  • на закладке Создание с помощью кнопки Таблица создать новую таблицу и сохранить под именем «Читатель»:




  • перейти в режим Конструктора и внести названия и типы полей таблицы «Читатель»:

- для поля Год рождения в разделе ^ Свойства поля на закладке Общие внести соответствующее ограничение целостности в строку Условие на значение;

- так как поле Образование должно быть представлено в виде списка, поэтому для его создания выберите тип данных ^ Мастер подстановок. Затем в появившемся окне необходимо выбрать опцию Будет введен фиксированный набор значений, далее, отвечая на вопросы Мастера, ввести значения элементов списка;




  • в разделе Свойства поля на закладке Общие для введенных полей установить соответствующие характеристики индексируемости и обязательности;

  • внести данные в таблицу «Читатель».




  1. Аналогично создать таблицы «Издательство», «Книги», «Учет книг», учитывая характеристики полей в соответствующих таблицах, и внести данные. Обратите внимание, в каком порядке создавались таблицы и вносились в них данные!




  1. Схема данных:

  • на закладке ^ Работа с базами данных с помощью кнопки Схема данных вызвать схему данных и поместить на неё все имеющиеся таблицы.

В случае использования Мастера подстановок, реализующего связи между таблицами, на Схеме данных уже будут отображены связи между таблицами (в противном случае, с помощью мыши установить связи между таблицами по одинаковым по смыслу полям). Для каждой связи вызвать команду Изменение связи и в появившемся окне установить флажок Обеспечение целостности данных:



Внешний вид схемы данных должен быть следующий:





  1. Создание форм:

Экранные формы позволяют организовать наглядную и удобную работу с базой данных, состоящей из большого количества связанных таблиц реляционной базы данных. Имеющийся в системе Мастер разработки экранных форм позволяет легко создавать экранные формы нескольких видов (простые - для работы с данными одной таблицы, более сложные - для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных форм).

  • на закладке Создание с помощью кнопки Форма создать формы для каждой таблицы, улучшая внешний вид каждой формы при использовании закладки Формат.




  1. Создание отчета

Пусть требуется создать отчет по читателям и темам с итогами (число выданных книг) по читателям и темам. Для реализации отчета необходимо выбрать из базы данных соответствующие данные, то есть создать запрос:

  • на закладке Создание с помощью кнопки Конструктор запросов создать новый запрос и сохранить под именем «Книги читателя»;

  • поместить в созданный запрос те таблицы, сведения из которых необходимы для будущего отчета, и выбрать из этих таблиц соответствующие поля:



  • проверить правильность работы запроса с помощью закладки Конструктор и команды Выполнить;

  • на закладке Создание с помощью кнопки Мастер отчетов создать простой настраиваемый отчет на основе запроса «Книги читателей». При работе с Мастером отчетов необходимо установить следующие уровни группировки:



  • для добавления итогов откройте созданный отчет в ^ Режиме макета и на закладке Формат в списке Итоги выберите Количество значений. Таким образом, общий вид отчета должен быть следующим:




  1. Элементы администрирования базы данных

В MicroSoft Office Access 2007 предусмотрена улучшенная модель безопасности, которая упрощает процесс защиты базы данных и ее открытия с включенной защитой. Примечание: хотя предлагаемые методы повышают уровень безопасности, наилучший способ защиты данных — хранение таблиц на специальном сервере (например, на компьютере, на котором выполняется Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0) и хранение форм и отчетов на локальных компьютерах или в общих сетевых ресурсах. Cредства обеспечения безопасности в Office Access 2007:
Шифрование базы данных паролем. В средстве шифрования, доступном в MicroSoft Office Access 2007, объединены и усовершенствованы два предыдущих средства — применение паролей и шифрование базы данных. При использовании пароля базы данных для шифрования базы данных эти данные становятся недоступны для других средств, и другие пользователи вынуждены вводить пароль, чтобы получить доступ к этой базе данных. Для шифрования в Access 2007 используется более эффективный алгоритм, чем в более ранних версиях Access.

  • Откройте базу данных в монопольном режиме, для этого:

  • щелкните значок Кнопка Office значок кнопки, а затем выберите команду Открыть;

  • в диалоговом окне Открытие найдите файл, который нужно открыть, и выделите его (одним щелчком);

  • нажмите стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно:

открытие файла в монопольном режиме

  • на закладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных щелкните Зашифровать паролем:

изображение ленты access

  • откроется диалоговое окно ^ Задание пароля базы данных, введите пароль в поле Пароль, повторите его в поле Подтверждение и нажмите кнопку ОК;

  • самостоятельно изучить возможности дешифровки базы данных.


Создание резервной копии базы данных.

  • щелкните значок Кнопка Office значок кнопки, выберите команду Управление, затем Резервная копия базы данных;

  • в появившемся окне Сохранение укажите место для сохранения резервной копии базы данных.


Упрощенное открытие баз данных.

В предыдущих версиях Access пользователю приходилось отвечать на различные предупреждающие сообщения — например о безопасности макросов и изолированном режиме. По умолчанию, если в Office Access 2007 открывается база данных, расположенная не в доверенном месте, отображается только панель сообщений.

панель сообщений
Если файлы базы данных (как в новом формате Office Access 2007, так и в более ранних) расположены в надежном месте, например в папке или в общем сетевом ресурсе, которые указаны как надежные, они будут открываться и обрабатываться без сообщений с предупреждениями и запроса о включении или отключении содержимого. Описанная ниже последовательность шагов объясняет, как найти или создать надежное расположение, а затем добавить туда базу данных.

  • щелкните значок Кнопка Office значок кнопки, а затем - кнопку Параметры Access. Примечание: открывать базу данных не требуется;

  • в открывшемся диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Центр управления безопасностью и в группе Центр управления безопасностью Microsoft Office Access нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью;

  • выберите ^ Надежные расположения, просмотрите уже созданные надежные расположения;

  • для создания нового надежного расположения используйте кнопку Добавить новое расположение, а затем укажите значения параметров в диалоговом окне Надежное расположение Microsoft Office;

  • для размещения базы данных в надежном расположении можно воспользоваться проводником Windows или открыть файл в Access и сохранить его в надежном расположении;

  • для открытия базы данных в надежном расположении можно использовать любой привычный способ. Например, выбрать и затем дважды щелкнуть файл в проводнике Windows либо, если уже запущен Access, нажать кнопку Microsoft Office изображение кнопкидля поиска и открытия файла. Если база данных Office Access 2007 размещена в надежном расположении, при ее открытии работают все коды VBA, макросы и безопасные выражения. При этом не возникает необходимость решать вопросы доверия.



^ Индивидуальное задание

Продемонстрировать БД «Учет выдачи и возврата книг», выполненную полностью в соответствии с данной практической работой.

Система управления базами данных Microsoft Access 2007.

Анализ и изменение данных с помощью запросов

^ Создание запросов с параметрами

Пусть в созданной в предыдущей лабораторной работе БД «Учет выдачи и возврата книг» требуется получить сведения о книгах по определенной тематике, для этого необходимо создать запрос и в условие отбора ввести нужное значение:



В случае необходимости выдать сведения о книгах по другой тематике нужно изменить условие отбора. Для того чтобы не менять условие отбора каждый раз, можно создать запрос, в котором Наименование тематики будет параметром, запрашиваемым при выполнении, для этого в строку Условие отбора для поля Наименование тематики ввести вместо конкретного значения приглашение к вводу параметра [Введите тематику:]:



После запуска такого запроса появится диалоговое окно с введенным вами приглашением к вводу параметра:



В результирующее множество запроса попадут все книги с тематикой Информатика, которые имеются в БД. Запрос может содержать не один, а несколько параметров, и все они по очереди будут запрашиваться при его выполнении.
^ Использование выражений в запросах с параметрами

При создании запроса часто используются выражения.

Выражение — это сочетание нескольких (или всех) из указанных элементов: встроенные или пользовательские функции, идентификаторы, операторы и константы.

элементы выражения

Например, следующее выражение содержит все четыре элемента:

=Sum([Закупочная цена])*0,08

В данном примере Sum() — встроенная функция, [Закупочная цена] — идентификатор, * — математический оператор, а 0,08 — константа.

^ Логические операторы

Логические операторы применяются для объединения двух логических значений и возврата значения «истина», «ложь» или null.

Оператор

Назначение

Пример

And

Возвращает значение «истина», если Выражение1 и Выражение2 истинны.

Выражение1 And Выражение2

Or

Возвращает значение «истина», если Выражение1 или Выражение2 истинны.

Выражение1 Or Выражение2

Eqv

Возвращает значение «истина», если Выражение1 и Выражение2 истинны или Выражение1 и Выражение2 ложны.

Выражение1 Eqv Выражение2

Not

Возвращает значение «истина», если выражение ложно.

Not Выражение

Xor

Возвращает значение «истина», если истинно Выражение1 или Выражение2 (но не оба выражения).

Выражение1 Xor Выражение2



^ Специальные операторы

Принципы использования специальных операторов для возвращения значения «истина» или «ложь» представлены в следующей таблице.

Оператор

Назначение

Пример

Is Null или Is Not Null

Определяет, является ли значение Null или не Null.

Поле1 Is Not Null

Like «шаблон»

Сопоставляет строковые значения с помощью логических операторов ? и *.

Поле1 Like "инструк*"

Between значение1 And значение2

Определяет, попадает ли числовое значение или значение даты в указанный диапазон.

Поле1 Between 1 And 10
- ИЛИ -
Поле1 Between #07-01-07# And #12-31-07#

In(значение1,значение2...)

Определяет, входит ли значение в набор значений.

Поле1 In ("красный","зеленый","синий")
- OR -
Поле1 In (1,5,7,9)


Выражения можно использовать и в запросах с параметрами, например, запрос по выборке книг, выданных в определенный период, будет выглядеть следующим образом:



При вводе значений параметров типа Дата необходимо контролировать значения дат, для этого вызовите окно Параметры запроса (контекстное меню на свободном поле верхней панели запроса/ Параметры или Конструктор/ Показать или скрыть/ Параметры). В столбец Параметр введите значение параметра точно так, как он определен в условии отбора. В столбце Тип данных выберите из раскрывающегося списка тип Дата/время. Аналогично введите второй параметр:



Пример использования специального оператора In. Пусть требуется отобрать книги нескольких авторов. Это можно сделать двумя способами:

1 способ



2 способ



Выражения можно формировать с помощью ^ Построителя выражений. Это средство предоставляет удобный доступ к именам полей и элементов управления, используемым в базе данных, а также к множеству других встроенных функций, применяемых во время написания выражений.

Построитель выражений предоставляет возможность поиска и вставки компонентов выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.), а также имен и аргументов функций.

С помощью Построителя выражений можно написать выражение «с нуля» или выбрать одно из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

построитель выражений

выноска 1 Поле выражения

Верхняя область Построителя содержит поле выражения, применяемое для формирования выражения. Можно ввести выражение в поле вручную или выбрать нужные элементы из трех столбцов в нижней области построителя, а затем вставить их в поле выражения. Чтобы добавить элемент, дважды щелкните его и нажмите кнопку Вставить.

выноска 2  Кнопки операторов

В средней части Построителя выражений отображаются кнопки для вставки в выражение наиболее распространенных арифметических и логических операторов. Чтобы вставить оператор в поле выражения, нажмите соответствующую кнопку. Чтобы отобразить более длинный список операторов, которые можно использовать в выражениях, щелкните папку Операторы в левом нижнем столбце, содержащую элементы выражения, а затем щелкните нужную категорию в среднем столбце. В правом столбце отобразятся все операторы выбранной категории. Чтобы вставить оператор, дважды щелкните его.

выноска 3 Элементы выражения

В нижней области содержатся три столбца.

В левом столбце отображаются папки с таблицами, запросами, формами и отчетами в базе данных, а также доступные встроенные функции и заданные пользователем функции, константы, операторы и часто используемые выражения.

В среднем столбце отображаются определенные элементы или типы элементов из папки, выбранной в левом столбце. Например, если выбрать в левом столбце Встроенные функции, то в среднем столбце появится список типов функций.

^ Запуск Построителя выражений из запроса

Откройте запрос в режиме Конструктора.

Щелкните ячейку в бланке запроса, куда требуется вставить выражение. Например, щелкните ячейку Условие отбора в столбце, для которого требуется задать условие отбора, или ячейку Поле в столбце, где требуется создать вычисляемое поле.

На вкладке Конструктор в группе Настройка запроса щелкните Построитель.

^ Использование статистических функций в запросе

Другим типом расчетов, которые могут выполняться в запросе, является подсчет итоговых значений. Например, для числового поля таблицы можно вычислить среднее значение или сумму значений для всех или отобранных записей, можно подсчитать количество записей, возвращаемых запросом, и т. д. В этих запросах используются статистические функции. Описание этих функций приведено в таблице.

Функция

Описание

Avg()

Вычисляет арифметическое среднее набора чисел, содержащихся в указанном поле запроса

Count()

Вычисляет количество непустых записей, возвращаемых запросом

First()

Возвращает значение поля из первой записи результирующего запроса

Last()

Возвращает значение поля из последней записи результирующего набора

Max()

Возвращает максимальное значение из набора, содержащегося в указанном поле

Min()

Возвращает минимальное значение из набора, содержащегося в указанном поле

Sum()

Возвращает сумму набора значений, содержащихся в заданном поле


Использование статистических функций для расчета итоговых значений тесно связано с применением групповых операций в запросе. Групповые операции позволяют задать группы, для которых выполняются вычисления. Ниже приведены примеры таких расчетов, как на всем множестве записей, так и на подмножествах, отобранных условиями в запросе.

Необходимо подсчитать количество книг в библиотеке по каждой тематике, для этого:

  1. с помощью Конструктора создайте запрос на основе таблиц Книги и Тематика;

  2. поместите в бланк запроса поля Наименование тематики и Наименование книги;

  3. щелкните на кнопке Групповые операции на панели инструментов. В бланк запроса добавляется строка Групповая операция, содержащая по умолчанию в каждой ячейке значение Группировка;

  4. для поля Наименование тематики оставьте значение Группировка, для поля Наименование книги выберите из списка функцию Count;

  5. нажмите кнопку Запуск на панели инструментов для просмотра результатов запроса. Вы получите таблицу, которая содержит список тематик книг, и для каждой тематики указывается количество книг в библиотеке, относящихся к ней.

В предыдущем примере расчеты производились над всеми имеющимися в таблице Тематика записями. Однако иногда требуется выполнить вычисления только над отобранным набором записей. Для этого вместе с групповыми операциями необходимо использовать и параметры.
^ Способы объединения таблиц в запросах

Когда в запрос включатся несколько таблиц, для получения нужных результатов используются объединения. Объединение помогает извлечь из каждой включенной в запрос таблицы только нужные записи, на основании сведений о том, как эти таблицы связаны с другими таблицами в запросе.

Существует следующие основные типы объединений: внутренние объединения и внешние.

^ Внутренние объединения — наиболее часто встречающийся тип объединений. Они представляют собой запросы, в которых строки одной из объединяемых таблиц соответствуют строкам другой таблицы по значениям в связанных полях. При выполнении запроса с внутренним объединением в операцию включаются только строки, имеющие одинаковые значения в обеих связанных таблицах.

^ Когда следует использовать внутреннее объединение?

Внутреннее объединение используется в том случае, когда запрос должен возвращать только те строки обеих таблиц объединения, значения связанных полей которых совпадают.

^ Как следует использовать внутреннее объединение?

В большинстве случаев для использования внутреннего объединения не нужно предпринимать каких-либо действий. Если ранее в окне схемы данных были созданы связи между таблицами, то при добавлении связанных таблиц в режиме конструктора запроса линии объединения создаются автоматически.

^ Внешние объединения представляют собой запросы, в которые включаются все строки одной таблицы, а также строки другой таблицы, значения которых в первой и второй таблице совпадают, несмотря на то, что некоторые из строк с обеих сторон полностью совпадают.

Внешние объединения являются направленными, они могут быть левыми или правыми. Можно легко понять, какая таблица в данном объединении является левой или правой, дважды щелкнув линию связи и посмотрев в диалоговое окно Параметры объединения.

Поскольку некоторые строки с одной стороны внешнего объединения не будут иметь в другой таблице соответствующих им строк, некоторые поля, принадлежащие другой таблице и возвращаемые в результатах запроса, будут иметь пустые значения.

^ Когда следует использовать внешнее объединение?

Используйте внешнее объединение, когда возникнет необходимость, чтобы в результаты объединения были включены все строки одной из таблиц и только те строки другой таблицы, значения связанных полей в которых соответствуют значениям связанных полей в первой таблице.

^ Как следует использовать внешнее объединение?

Внешние объединения создаются путем изменения внутренних объединений.

Пусть в таблице Тематика присутствует тематика, по которой нет книг в таблице Книги. Рассмотрим различные варианты выбора книг по тематикам:

  1. с помощью Конструктора создайте запрос на основе таблиц Книги и Тематика;

  2. в режиме Конструктора запроса дважды щелкните объединение между таблицами, которое следует изменить. На экране появится диалоговое окно Параметры объединения. В этом окне обратите внимание на варианты: параметр 1 соответствует внутреннему объединению, параметр 2 – левое внешнее объединение, параметр 3 – правое внешнее объединение. Установите объединение всех записей из таблицы Тематика и только тех записей из таблицы Книги, в которых связанные поля совпадают;

  3. В Microsoft Access отобразится объединение и стрелка, соединяющая источник данных, все строки которого включаются в объединение, с источником данных, из которого выбираются только строки, удовлетворяющие условию объединения;

  4. нажмите кнопку Запуск на панели инструментов для просмотра результатов запроса. Вы получите таблицу, которая содержит список всех тематик книг, для каждой тематики указаны книги, относящиеся к ней, при этом одна их тематик будет иметь пустое значение;

  5. установите для этой связи внутреннее объединение, просмотрите результат и сравните его с результатом внешнего объединения.


Индивидуальное задание

  1. Создать запрос:

    1. выводящий информацию о книгах, взятых в определенный день;

    2. позволяющий отобрать всех читателей, записавшихся в библиотеку в октябре текущего года;

    3. подсчитывающий количество обращений читателей в библиотеку (предусмотреть ситуацию, когда читатель записался в библиотеку, но не брал книг, в этом случае запрос должен выдавать для такого читателя 0);

    4. выводящий информацию о книгах из всех тематик, содержащих корень «инфо» (например, «Информатика», «Информационные технологии в образовании»);

    5. выводящий фамилии задолжников вместе с названиями книг, которые они не вернули.


Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 icon2 Краткий обзор субд microsoft Access 2000 Особенности Access
Возможность динамического обмена данными (dde) между Access и другими приложениями

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconРеферат скачан с сайта allreferat wow ua
Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной...

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 icon1. Знакомство с субд access 2010
Субд access 2010, освоить интерфейс Access и правила создания таблиц в режиме – Таблица, научиться формировать требования к базе...

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconСравнительные характеристики серверных субд
Тем самым клиенту не требуется выкачивать данные и производить вычисления, как, например, в Microsoft Access

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconУрок-игра «Обобщение знаний по теме : «субд microsoft Access»
Членам команды прикрепить карточки с названием команды (заготовки дети сделали дома)

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconЛабораторная работа №11
Знакомство с субд ms access: работа с существующей базой данных, фильтры по данным

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconЛабораторный практикум по субд access 97
Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconПрактическая работа №16 Тема : Создание запросов в субд
...

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconПрактическая работа №20 Тема : Создание запросов в субд
...

«Учет выдачи и возврата книг» в субд microsoft Access 2007 iconСоздание и основные приемы редактирования таблиц
Изучить принципы построения баз данных, освоить правила создания и редактирования таблиц в субд access

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<