Внутренняя среда организации: факторы и значение в обеспечении эффективности
Скачать 242.94 Kb.
|
ОглавлениеОглавление 2 Введение 2 1. Внутренняя среда организации: факторы и значение в обеспечении эффективности 4 2. Основные теоретические подходы и методы анализа внутренней среды организации 9 3. Государственное управление внутренней средой организации 13 Заключение 16 Список использованной литературы 17 Приложения 20 ВведениеПод внутренней средой понимают ту часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая в организации внутренняя среда в основном является результатом управленческих решений. Внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению в организации и не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации. Анализ среды организации - это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей. К одному из основных методов анализа внутренней среды является SWOT анализ, анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. SWOT анализ позволяет упорядочить разрозненные представления о компании и конкурентном окружении и получить схему взаимодействия сил и слабостей, возможностей и угроз. При анализе внутренней среды так же проводят SWN-анализ, который представляет собой анализ слабых и сильных сторон организации, оценивается внутренняя среда по трем значениям: Strength (сильная сторона), Neutral (нейтральная сторона) и Weakness (слабая сторона). Как показала практика, в ситуации стратегического анализа внутренней среды организации в качестве нейтральной позиции лучше всего фиксировать среднерыночное состояние для данной конкретной ситуации. ^ Огромное значение для организации имеют факторы, существующие внутри организации и создающие внутреннюю среду организации. Для более глубокого понимания организации представляется целесообразным рассмотреть, из каких элементов состоит внутренняя среда и определить степень ее влияния на организацию. Наиболее полное определение, внутренний среды предложил российский ученый, академик О. С. Виханский:1 под внутренней средой понимают ту часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько элементов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая в организации внутренняя среда в основном является результатом управленческих решений. Это, вовсе не означает, что все внутренние факторы полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно, которые требуют внимания руководства, – это цели, структура, технология, финансы, управление, персонал, коммуникация. Рассмотрим подробнее все перечисленные факторы.2 1. Цели. Первым и основным элементом внутренней среды в организации можно назвать наличие цели, поскольку, как известно, ни одна из организаций (как формальная коммерческая структура, так и неформальное общественное объединение) не сможет сформироваться и тем более существовать, если не будет определена ее цель – то, ради чего организация формируется, и будет действовать в дальнейшем. Многообразие целей организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Общепринято считать, что основной целью работы большинства организаций является удовлетворение рыночной потребности в продукции или услугах и получение прибыли. 2. Структура. Следующим немаловажным элементом является структура организации, без которой не может существовать ни одна организация. Структура – это форма организации системы, она отражает наиболее существенные, устойчивые связи между элементами системы и их группами, которые обеспечивают основные свойства системы. Таким образом, структура управления организацией дает представление о ее подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи (по вертикали и горизонтали). Т.Д. Питерсом, Р.Х. Уотерменом, Ж.Р. Филлипсом была предложена схема «7–С». Данная схема позволяет сделать следующие выводы: 1) существует, по крайней мере, семь факторов, которые оказывают воздействие на способность организации к изменению; 2) нельзя сводить все изменения в рамках организации к изменению только какой-либо одной подсистемы; 3) все выделенные переменные взаимосвязаны, поэтому нельзя достичь значительного изменения в одной подсистеме без определенного продвижения в других областях;3 4) в схеме не существует иерархии подсистем, заранее неизвестно какая из них сыграет решающую роль в предполагаемом изменении. Таким образом, подтверждается сказанное выше: структура – лишь одна из составляющих, но ее роль, тем не менее, значительна. Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями. Так как согласно цели организации устанавливаются на основе миссии организации (ее генеральной, общей цели, философии существования) и ценностей руководства, то структура должна соответствовать ценностям организации. 3. Технология. Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. 4. Финансы. Под финансами как элементом организации чаще всего понимаются не только денежные, но и другие ресурсы, которыми располагает или которые может привлечь организация для осуществления собственной деятельности. 5. Управление. Другим немаловажным элементом в рассматриваемой схеме является понятие «управление». Рассматривая внутреннюю среду организации как систему с множеством элементов, необходимо уделить внимание тому, как происходит процесс управления. Современное понятие «управление» означает процесс координации различных деятельностей с учетом их целей, условий выполнения, этапов реализации. 6. Персонал. Под персоналом понимают совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. Это сотрудники организации, а также партнеры, которые привлекаются к реализации некоторых проектов, эксперты, которые могут быть привлечены для проведения исследований, разработки стратегии, реализации конкретных мероприятий и т. д. Для организации эффективной деятельности персонала необходимо учитывать следующие параметры: 1. Особенности индивидуального поведения, которые детерминируются многими параметрами, основными среди которых являются:
2. Особенности группового поведения связаны со многими параметрами, среди которых главными можно назвать:
Особенности поведения руководителей являются одной из самых комплексных проблем, поскольку самих руководителей можно рассматривать и как субъектов, имеющих индивидуальные особенности и членов некоторой группы, обладающих корпоративной культурой. 7. Коммуникация.5 Проблема коммуникации заслуживает особого внимания. В современных условиях коммуникация становится объектом исследования многих российских ученых, так как перед обществом возникла новая задача – попытка объединить в единые типы поведения социальные группы с автономным поведением. На сегодняшний день существует большой опыт коммуникативного анализа в разных сферах человеческого бытия. Коммуникация входит в число постоянно изучаемых объектов науки об управлении. Коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам за ее пределами. Коммуникацию они определяют как использование слов, букв, символов для получения информации об объекте. При передаче подобных символов часто возникают трудности, вызванные недостатком общения, и руководство предприятий вынужденно постоянно призывать к регулярному и своевременному предоставлению информации сотрудникам, ее ожидающим. Западные ученые выявили, что в средней или крупной компании существует определенная и прочно связанная коммуникационная цепочка от высшего руководства вниз к сотрудникам, причем эффективность работы компании существенно зависит от того, насколько четко и быстро осуществляется связь по цепочке.6 Таким образом, внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению в организации и не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации. ^ Анализ среды организации - это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей.7 Анализ среды выполняет ряд важных функций в деятельности фирмы:
К одному из основных методов анализа внутренней среды является SWOT анализ, анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. SWOT анализ позволяет упорядочить разрозненные представления о компании и конкурентном окружении и получить схему взаимодействия сил и слабостей, возможностей и угроз. Стратегический анализ, который является необходимым этапом при определении эффективной стратегии компании, в полном объеме доступен только очень крупным предприятиям. Для небольших компаний, а также ряда крупных предприятий, в условиях динамично изменяющегося рынка SWOT анализ является необходимым и доступным инструментом стратегического управления компании.8 Области применения SWOT анализа:
Как правило, анализ сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз, исходящих из окружающей среды, проводится с помощью вспомогательных таблиц (матриц). Простейшая форма представления результатов SWOT-анализа приведена в таблице 1. Таблица 1. Матрица SWOT
В качестве дополнений к данной таблице, могут составляться так называемые вспомогательные матрицы. Информация, представленная во вспомогательных матрицах переносится в основную и используется для обобщения результатов анализа. Таких матриц две: матрица возможностей и матрица угроз. Также, в процессе выполнения SWOT-анализа рекомендуется составлять профиль среды, т.е. таблицу, в которой должны быть отмечены факторы среды, оказывающие или могущие оказать существенное влияние на организацию. Затем для каждого фактора определяется его важность для отрасли, влияние на организацию, направление данного влияния и подсчитывается совокупная степень воздействия по каждому фактору и в целом. Все вспомогательные матрицы SWOT-анализа представлены в таблицах 1, 2, и 3 приложения 1.9 В таблице 4 приложения 2 представлены показатели, необходимые для проведения SWOT-анализа. Благодаря своей концептуальной простоте SWOT стал легко применимым для менеджеров и столь же подверженным неправильному применению. Для его проведения не требуются ни обширные базы данных, ни формальная подготовка.10 С другой стороны, присущая анализу простота может привести к поспешным и бессмысленным выводам, полным таких неопределенных и двусмысленных понятий, как « эксплуатационная характеристика продукта», «современное оборудование», «цены». Вдобавок, пользователи иногда забывают об объективности и полагаются на устаревшую или ненадежную информацию. Для избегания указанных ошибок и извлечения максимум пользы из SWOT-анализа, необходимо выполнять следующие несложные правила. Правило 1. Необходимо тщательно определить сферу каждого SWOT-анализа. Компании часто проводят общий анализ, охватывающий весь их бизнес. Скорее всего, он будет слишком обобщенным и бесполезным для менеджеров, которых интересуют возможности на конкретных рынках или сегментах. Фокусирование SWOT-анализа, например на конкретном сегменте, обеспечивает выявление наиболее важных для него сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Правило 2. Следует понять различия между элементами SWOT: силами, слабостями, возможностями и угрозами. Сильные и слабые стороны — это внутренние черты компании, следовательно, ей подконтрольные. Возможности и угрозы связаны с характеристиками рыночной среды и неподвластны влиянию организации. Правило 3. Сильные и слабые стороны могут считаться таковыми лишь в том случае, если так их воспринимают покупатели. Нужно включать в анализ только наиболее относящиеся к делу преимущества и слабости. Помните, что они должны определяться в свете предложений конкурентов. Сильная сторона будет сильной только тогда, когда таковой ее видит рынок. Например, качество продукта будет силой, только если он работает лучше, чем продукты конкурентов. И наконец, таких сильных и слабых сторон может набраться очень много, так что и не поймешь, какие из них главные. Во избежание этого преимущества и слабости должны быть проранжированы в соответствии с их важностью в глазах покупателей.11 Правило 4. Необходимо быть объективным и использовать разностороннюю входную информацию. Конечно, не всегда удается проводить анализ по результатам обширных маркетинговых исследований, но, с другой стороны, нельзя поручать его одному человеку, поскольку он не будет столь точен и глубок, как анализ, проведенный в виде групповой дискуссии и обмена идеями. Важно понимать, что SWOT-анализ - это не просто перечисление подозрений менеджеров. Он должен в как можно большей степени основываться на объективных фактах и данных исследований. Правило 5. Следует избегать пространных и двусмысленных заявлений. Слишком часто SWOT-анализ ослабляется именно из-за того, что в него включают подобные утверждения, которые, скорее всего, ничего не значат для большинства покупателей. Чем точнее формулировки, тем полезнее будет анализ. Каждый SWOT уникален и может включать одну или две из них, а то и все сразу. Каждый элемент в зависимости от восприятия покупателей может оказаться как силой, так и слабостью (при анализе внутренней составляющей), а также, соответственно, как возможностью, так и угрозой (при анализе внешней составляющей). При анализе внутренней среды так же проводят SWN-анализ, который представляет собой анализ слабых и сильных сторон организации, оценивается внутренняя среда по трем значениям: Strength (сильная сторона), Neutral (нейтральная сторона) и Weakness (слабая сторона). Как показала практика, в ситуации стратегического анализа внутренней среды организации в качестве нейтральной позиции лучше всего фиксировать среднерыночное состояние для данной конкретной ситуации. SNW-анализ в отличие от SWOT-анализа предлагает также среднерыночное состояние (N). Основной причиной добавления нейтральной стороны является то, что зачастую для победы в конкурентной борьбе может оказаться достаточным состояние, когда данная конкретная организация относительно всех своих конкурентов по всем (кроме одной) ключевым позициям находится в состоянии N и только по одному в состоянии S. ^ Государственное управление внутренней средой организации осуществляется виде тендеров или государственного заказа. Особенность государственного управления заключается в том, что выставляя на тендер заказ на выполнение работ или услуг государство предъявляет определенные требования к участникам, которые могут участвовать в тендере. Законодательство о государственных закупках предусматривает использование процедур:
Основным способом государственных закупок являются тендеры - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Государственный контракт заключается с победителем такого тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно - минимальное по цене). Конкурсные торги подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа. В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые правомочные поставщики. Когда предметом конкурса является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг) производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а так же когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки на нужды обороны и госбезопасности) проводятся закрытые тендеры. В этом случае в конкурсе могут принять участие только поставщики, получившие персональное приглашение. Для операторов цивилизованного рынка вопрос проводить или не проводить тендеры не стоит в принципе. Тендеры нужны обеим сторонам: и заказчикам, и участникам. Первым - чтобы получить возможность выбора лучшего - и по цене, и по качеству. Вторым - чтобы показать свой профессиональный уровень, получить заказ и, впоследствии, использовать факт победы в тендере как элемент саморекламы. Если тендер открытый, к участию приглашаются все желающие. После приема заявок выбираются участники, которые получают задание и возможность претендовать на заключение контракта. К сожалению, многие организаторы без предварительных заявок призывают присылать готовые предложения. При проведении закрытых тендеров клиент рассылает предложение об участии в индивидуальном порядке, выбирая нескольких претендентов самостоятельно. И если тендер закрытый, само участие в нем чаще всего оплачивается. В рекламной деятельности конкурсная форма выбора партнера в этой сфере чрезвычайно популярна, хотя сама организация в большинстве случаев оставляет желать лучшего. Наиболее оптимальные условия проведения тендера - предоставление достаточного времени на подготовку конкурсного предложения. По московскому законодательству - это 30 дней, для России на федеральном уровне и по правилам Мирового банка - 45 дней. Второе условие - продуманное техническое задание, в котором подробно описаны исходные данные и сформулирован ожидаемый результат. Кроме того, сами требования конкурсной документации должны быть составлены грамотно. Привлечение консультанта для проведения тендера может оказаться очень полезным для организатора. Консультанты обычно хорошо знают все тонкости и могут помочь заказчику избежать ошибок и лишней работы, как при подготовке конкурсной документации, так и при составлении спецификации на оборудование или услуги. Залог успеха проекта - не выбор фирмы и конкретной системы, а удачная организация самого проекта (контракты, нормативная база внутри организации заказчика, поддержка руководства и желание персонала внедрять новую систему). На первом этапе проекта выполняется исследовательская работа. Формулируются проблемы, ставятся цели, задачи, рамки и предметная область проекта. Именно на этой стадии возможно привлечение консультанта. Затем выясняется, нужен ли тендер в принципе или решение лежит на поверхности. Далее составляется и группируется по важности список обязательных критериев, которым должно удовлетворять решение. Далее начинается период общения и заполнения сравнительных таблиц. Три наиболее подходящих решения представляются руководству фирмы для принятия решения о втором этапе тендера, на котором составляются более детальные сравнительные таблицы и уточняются требования, проводятся презентации для персонала заказчика. Важно учитывать мнение людей, уже внедрявших у себя систему, о качестве самой системы, качестве поддержки, поведении исполнителей после внедрения, поскольку исполнитель до и после исполнения контракта зачастую занимает разную позицию. ЗаключениеПод внутренней средой понимают ту часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая в организации внутренняя среда в основном является результатом управленческих решений. Внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению в организации и не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации. Анализ среды организации - это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей. К одному из основных методов анализа внутренней среды является SWN-анализ, который представляет собой анализ слабых и сильных сторон организации, оценивается внутренняя среда по трем значениям: Strength (сильная сторона), Neutral (нейтральная сторона) и Weakness (слабая сторона). Как показала практика, в ситуации стратегического анализа внутренней среды организации в качестве нейтральной позиции лучше всего фиксировать среднерыночное состояние для данной конкретной ситуации. ^
Приложенияриложение 1 Таблица 1. Матрица возможностей.
Таблица 2. Матрица угроз.
Таблица 3. Составление профиля среды.
Приложение 2 Таблица 2 Показатели, необходимые для проведения SWOT-анализа.
1 Виханский О.С. Менеджмент: учебник: [по экон. специальностям и направлению 521600 "Экономика"] /О. С. Виханский, А. И. Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп.. - М.: Экономистъ, 2006.- 669 с. 2 Чижов Л.Н. Основы менеджмента: учеб.-метод. пособие /Л. Н. Чижов, В. А. Тыква. - Владивосток: Изд-во Дальневост. ун-та, 2007.- 174 с. 3 Теория управления: учебник /[Алексеев Ю. П., Алисов А. Н., Барышников Ю. Н. и др.]; под ред. А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухина ; Волгогр. акад. гос. службы, Орлов. акад. гос. службы. - Изд. 3-е, доп. и перераб.. - М.: Изд-во РАГС, 2008.- 557 с. 4 Настин Ю.Я. Менеджмент: учеб. пособие по специальностям "Финансы и кредит", "Бухгалт. учет, анализ и аудит", "Налоги и налогообложение", "Мировая экономика" /Ю. Я. Настин. - Калининград, 2007 5 Грязнова А.Г. Основы менеджмента: [учеб. пособие по специальности "Менеджмент орг."] /А. Г. Грязнова, А. Ф. Джинджолия. - М.: Экономика, 2007.- 427 с. 6 Перевертова Т.А. Теория организации: учеб. пособие для специальностей 080507, 061000, 062100 /Т. А. Перевертова. - Тамбов, 2006 7 Теория управления: эффективность организационных структур управления: учеб. пособие /конс. Н. В. Исаева. - Уфа: УГАЭС, 2006.- 92 с. 8 Тюрина А.Д. Теория организации: конспект лекций /А. Д. Тюрина. - М., 2008 9 Буканова В.И. Стратегический менеджмент: учеб. пособие для 08050765, 08050265 /В. И. Буканова. - Саратов, 2007. 10 Баринов В.А. Стратегический менеджмент: учеб. пособие /В. А. Баринов, В. Л. Харченко. - М.: ИНФРА-М, 2006.- 283, с. 11 Волкогонова О.Д. Стратегический менеджмент: учеб. пособие /О. Д. Волкогонова. - М., 2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Мы также рассмотрим концепцию взаимозависимости переменных. Ваша цель при изучении данной главы заключается в том, чтобы понять основные... | | Факторы внутренней среды, влияющие на повышение эффективности деятельности предприятия |
| Внутренняя среда не очень отличается от внешней. Сотрудники делят тяготы и невзгоды директора. Все живут сегодняшним днем | | При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая... |
| Внешние и внутренние факторы существования организации, их значение и динамика изменений | | Значение Оптимума Парето и критерия Калдора-Хикса для характеристики эффективности в условиях рыночных отношений. 9 |
| Руководство предназначено для оказания практической помощи территориальным Государственным комитетам по охране природы в организации,... | | Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные... |
 | Производственная среда, и факторы трудового процесса составляют в совокупности условия работы |  | Способствовать формированию общеобразовательных умений и навыков работы с учебником и дополнительной литературой, умения логического... |