Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів




Скачать 223.36 Kb.
НазваниеМетодичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів
Дата публикации12.06.2014
Размер223.36 Kb.
ТипМетодичні рекомендації
uchebilka.ru > Право > Методичні рекомендації





МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ДНІПРОПЕТРОВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ВАСИЛЬКІВСЬКЕ РАЙОННЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

Методичні рекомендації

з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів

с.м.т.Васильківка 2012

Зміст

Стор.


  1. Приймання документів…………………………..4-6

  2. Попередній розгляд вхідних документів……….6-8

  3. Прийом та передача телефонограм……………..8-9

  4. Реєстрація та індексація документів…………....9-12

  5. Реєстраційно-контрольна картка……………..12-13

  6. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів……………………………….…….13-17

  7. Додатки………………………………………...18-22


Методичні рекомендації розроблені з метою підвищення ефективності управлінської діяльності та спрямовані на вибір найбільш оптимальних засобів та методів реалізації державної правової політики, подальшого вдосконалення організації роботи з документами, а також встановлення єдиних вимог до документування управлінської інформації в Головному управлінні юстиції у Волинській області.

Викладі рекомендації щодо порядку прийому, попереднього розгляду, реєстрації вхідних документів та опрацювання і надіслання вихідної кореспонденції розроблені відповідно до Конституції України, Указу Президента України №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Закону України «Про звернення громадян», Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242, Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02.07.2012 №973/5, Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Волинській області, затвердженої наказом Головного управління юстиції у Волинській області від 30.12.2011 №595.
1. Приймання документів
1.1. Кореспонденція, що надходить до головного управління юстиції, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається працівником централізовано у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.2. Доставка документів до головного управління юстиції здійснюється з використанням:

- засобів поштового зв’язку,

- засобів електрозв’язку,

- кур’єрською службою;

- фельд’єгерською службою;

- через скриньку для приймання документів.

Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів. В реєстрі працівником відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення. Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

Довідкова інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.

Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб реєструється в приймальні начальника головного управління юстиції, звернення фізичних осіб передаються на реєстрацію у відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

1.3. Пакети, що мають напис "особисто" передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані. Відмітка про надходження документа ставиться на конверті на нижньому полі праворуч.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян (додаток 1).

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках:

1) коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа;

2) коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті;

3) конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв;

4) в порядку нагляду за скаргами громадян.

1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові без їх реєстрації та розгляду.
^ 2. Попередній розгляд документів
2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до управління юстиції, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян відповідно до функціональних обов’язків.

2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом головного управління юстиції і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.

Кореспонденція, яка надійшла до відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян розподіляється за такими напрямами:

- Закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Автономної

Республіки Крим, народних депутатів України, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності управління і потребують вирішення на вищому рівні, – начальнику;

- службові документи від інших установ, організацій чи підприємств, міністерств і відомств, органів правопорядку, якщо ці документи підписані

першими керівниками або особами, що їх заміщають, інші документи, якщо

вони вимагають втручання керівництва, – заступникам начальника;

- усю іншу кореспонденцію (адресовану безпосередньо структурним підрозділам, на їх вихідні номери, запити, інформації, відповіді, доповнення до раніше надісланих документів, прохання дати роз'яснення з того чи іншого питання, листи, характер яких не потребує прийняття рішення на вищому рівні) – керівникам відповідних структурних підрозділів управління.

2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Головне управління юстиції та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

2.5. Відразу після реєстрації на розгляд начальнику передаються:

- акти законодавства;

- доручення Президента України;

- доручення Прем'єр-міністра України;

- рішення та доручення Кабінету Міністрів України;

- доручення Міністерства юстиції України, Державної виконавчої служби України та Державної реєстраційної служби України;

- запити та звернення народних депутатів України;

- інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня.

Дана кореспонденція подається на розгляд начальнику в папці з грифом «терміново».

Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

2.6. Документи, що отримані до 16-00, а в п`ятницю до 15-00 реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, або на наступний. Отримані після 16-00 та 15-00 відповідно - на другий день, термінові - негайно.
^ 3. Прийом та передача телефонограм
3.1. Телефонограма використовується у межах дії місцевого те­лефонного зв´язку. Зміст телефонограми передається адресатові по телефону, текст диктується і записується.

3.2. При передаванні телефонограми необхідно дотримуватись наступного:

- передавати тільки термінову і коротку інформацію;

- перевіряти правильність запису повторним читанням;

- текст має бути стислим (не більше 50 слів);

- не використовувати рідковживані складні звороти, слова, що важко вимовляються;

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записа­ти такі реквізити:

-  назву адресата, установи, яка передає телефонограму;

-  індекс;

- дату;

-  заголовок (при необхідності);

-  текст;

-  підпис (посадової особи, яка підписала текст);

-  прізвища осіб, хто передав і хто прийняв телефонограму;

-  час приймання та передачі тексту.

Таким чином, телефонограма — узагальнена назва різних за змістом документів, які відрізняються особливим способом прийому-передачі тексту — телефоном. Телефонограми вико­ристовуються для передачі термінових коротких повідомлень, для передачі виклику на наради, засідання, а також для отри­мання інформації оперативного характеру, яка потребує доку­ментального оформлення.

3.3. Телефонограми друкуються на папері формату А4 за встановленою формою (додаток 4). Після обов´язкового звірення з приймаючим переданого тексту телефонограми осо­ба, яка передавала текст заповнює такі реквізити:

-  у рядку "Прийняв" зазначається посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму та номер її телефону;

-  у рядку "Передав" вказується посада, прізвище, номер те­лефону, з якого телефонограма була передана, час передачі те­лефонограми (години, хвилини) і дата (число, місяць, рік).

До телефонограми, зміст якої передається в декілька адрес, на звороті телефонограми складається список адресатів і номе­ри телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Отримана телефонограма повинна бути віддрукована, ви­читана, зареєстрована і передана керівництву організації негай­но. Забороняється передавати телефонограми між структурни­ми підрозділами організації.
^ 4. Реєстрація та індексація документів
4.1. Реєстрація документів
- це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

4.2. Реєстрація законів України, постанов та листів Верховної Ради України, указів, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано.

Реєстрація вхідних документів про відкриття виконавчого провадження здійснюється з урахуванням правил, визначених Порядком роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 року N 2274/5 (із змінами).

4.3. Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Не підлягають реєстрації у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян документи зазначені у додатку 2.

Всі документи, що містять звітну або обліково-статистичну інформацію, фіксуються в журналі обліку вхідних листів-відповідей.

Реєстрація проставлення апостиля на документах, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану України та призначених для використання на території інших держав, проводиться у відділі державної реєстрації актів цивільного стану громадян в окремому журналі встановленого зразка.

На документах, які надійшли до головного управління юстиції, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах-відповідях) та штрих-коду на листах, які пройшли комп'ютерну реєстрацію. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється в головному управлінні юстиції лише один раз: вхідні (первинні) - у день надходження, або на наступний день, створені (за ініціативи управління юстиції) - у день підписання або затвердження.

Якщо питання викладені в листі не відносяться до компетенції структурного підрозділу зазначеного у резолюції, то документ передається через службову записку на ім'я начальника або першого заступника начальника головного управління юстиції, який за розподілом функціональних обов'язків відповідає за дане питання. Факт передачі документа фіксується відділом організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян у реєстраційній картці.

При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

4.4. Документи реєструються в межах груп у залежності від кореспондента на підставі відомчої номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази головного управління юстиції з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії Міністерства, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.
4.5. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що присвоюються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.

4.6. Індекси вхідних за реєстраційною системою і створюваних управлінням юстиції документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які стосовно завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів, виконавців тощо.
Приклад:

865/03-8,

де 865 – порядковий номер, 03-8 – індекс справи за номенклатурою справ.
4.7. Індекс спільного нормативно-правового акту (наказу) повинен складатися з індексів органів, що видали його, і який проставляється через дріб.

4.8. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою головного управління юстиції), йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента, за номенклатурою відомчої картотеки справ, (проставляється співробітниками підрозділу де створено документ) та порядкового номера по реєстраційному журналу вихідної кореспонденції, що ведеться у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.
Приклад:

03-7/55,

де 03- індекс структурного підрозділу головного управління юстиції; 7- індекс кореспондента за відомчою номенклатурою; 55 - порядковий номер по журналу реєстрації.
4.9. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через дріб індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).
Приклад:

10-21-648/10,

де 10-21-648 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до головного управління юстиції; 10 - індекс структурного підрозділу головного управління юстиції.
^ 5. Реєстраційно-контрольна картка
5.1. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів головним управлінням юстиції застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка.

Контрольна картка містить наступні реквізити: вид (тип) документа; контрольний строк; дата реєстрації та реєстраційний номер документа; автор (кореспондент); вихідні дата та номер документа; короткий зміст; кому направлено; резолюції; відмітка про виконання документа.

Порядок заповнення реєстраційно-контрольної картки визначено додатком 3.

5.2. Реєстраційні картки на документи виготовляються у одному примірнику. Картка залишається у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян та зберігається у відомчій картотеці управління юстиції.

5.3. При постановці документа на контроль виготовляється додатковий примірник картки, що зберігається у контрольній картотеці.

Контрольна картотека формується за строками виконання документів.

Контрольна картотека складається з трьох частин:

  • невиконаних;

  • виконаних;

  • скасованих документів.

По мірі виконання документів картки із розділу першої частини з проставленими у них відповідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

5.4. Реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

5.5. Картки на пропозиції, заяви та скарги громадян групуються в окрему картотеку.
^ 6. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
6.1. Проходження вихідних документів в установі включає такі стадії:

1) складання проекту документа і його виготовлення;

2) погодження проекту документа, візування;

3) підписання ( в окремих випадках затвердження);

4) реєстрація;

5) відправлення.

Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від підрозділів або на наступний робочий день.

Не допускається відправлення або передача документів без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.

Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту сворення і надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і дати надходження у відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

Реєстрація вихідних документів в головному управлінні юстиції здійснюється централізовано у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником обов'язково перевіряється:

  • правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

  • наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;

  • наявність необхідних підписів на документі;

  • наявність на документі відмітки про додатки;

  • наявність прізвища виконавця та номера телефону;

  • наявність і повноту додатків;

  • відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів.

Особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, зобов`язані під час передачі вихідних документів на відправку до відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються у справах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі та наявність і правильність зазначення адреси.

Якщо передається на реєстрацію лист-відповідь, то одночасно повинен передаватись і лист-запит.

6.3. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв`язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв`язку.
6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

6.5. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

6.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).

Первинне оформлення вихідних документів здійснюють виконавці, проставляючи початкові цифри індексу вихідного документа ( індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою) та зазначаючи поштову адресу ( вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

6.7. У журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, кількість додатків.

6.8. Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, облікуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

6.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установі, що є автором зазначених документів. В інші установи надсилаються другі примірники або завірені копії.

6.10. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають у відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян уповноваженій особі, що здійснює відправку документів у конкретно визначені для цього години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 год. 30 хв.

п'ятниця - до 15 год. 30 хв.

6.11. Можливе застосування конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця. У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції.

6.12. Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

6.13. Документи, які доставляє кур’єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

6.14. Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може надсилатись:

  • простим, рекомендованим, цінним відправленням;

  • простою, рекомендованою, цінною бандероллю;

  • електронною поштою;

  • факсом.

Категорію поштового відправлення визначає виконавець документа.

Надсилання вихідних документів засобами поштового зв`язку здійснює відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

Надсилання зареєстрованих вихідних документів факсом або електронною поштою здійснюють виконавці документів в структурних підрозділах управління юстиції.

На рекомендовану кореспонденцію складається реєстр, в якому працівник відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян проставляє своє прізвище і дату відправлення.

Працівник відділу здавши рекомендовану кореспонденцію на пошту, повинен отримати квитанцію з обов`язковим проставленням штемпеля на реєстрі і квитанції. Необхідно перевірити чіткість його відтиску і правильність зазначення дати відправлення.

На одне рекомендоване відправлення реєстр не складається, а конверт надсилається за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається і при потребі використовується як доказ надіслання кореспонденції.

Додаток 1

до п. 1.3.
^ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
АКТ
__________№________
м. Луцьк
про відсутність документів або

додатків до нього
Підстава: Інструкція з діловодства Головного управління юстиції у Волинській області, затверджена наказом начальника Головного управління юстиції у Волинській області 30.12.2011 № 595
Складений _____________________________________________________
У присутності

_____________________________________________________

„__” ____20 __ р. № ______ __________________________

назва установи

_____________________________________________________

від якої надійшов пакет, у якому при
розкритті не виявлено таких документів:
_____________________________________________________

(назва і номери документів, яких не вистачає)


Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.


^ В.о. начальника відділу

організаційного забезпечення,

документування, контролю

та звернень громадян О.Г. Сиротенко

Додаток 2

до п.4.3.

^ ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян
1. Зведення та інформація, надіслані до відома.

2. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

3. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Вітальні листи й запрошення.

7. Норми витрат матеріалів.

8. Вітальні листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

10. Наукові звіти за темами.

11. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

12. Договори.

13. Форми статистичної звітності.

Додаток 3

до п. 5.1.
ПОРЯДОК

заповнення реквізитів

реєстраційно-контрольної картки


Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент)


під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа


дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі – картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається

Дата надходження

дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа.

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець

прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді


Додаток 4

до п. 3.3.
Телефонограма

від 2012 року

Від кого __________________________________________


Телефон Передав _____________________

Кому Прийняла _____________________


(зміст телефонограми)

Відділ організаційного забезпечення,

документування, контролю та звернень громадян


28

2

27

3

26


4

25


5

24

6

23

7

22

8

21

9

20

10

19

11

18

12

17

13

16

14

15


Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації щодо проведення ІІ етапу Всеукраїнської учнівської...
Тексти завдань готуються зоіппо та будуть сформульовані для їх практичної реалізації за машинним варіантом: умова задачі, приклад...

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації стосовно документів, необхідних для проведення...
Документом, що посвідчує особу, яка не досягла 16-річного віку, є свідоцтво про народження

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації надані на 32 аркушах для використання їх у...
Міський методичний кабінет направляє методичні рекомендації щодо загальних підходів до написання психолого-педагогічної характеристики...

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації щодо державної реєстрації прав власності на...
Альбом матеріалів: «Наслідки, шляхи та способи оформлення права власності при самовільному будівництві»

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації з підготовки курсових, дипломних
Ляпіна О. В. Методичні рекомендації з підготовки курсових, дипломних, магістерських робіт з історії Росії / за ред д.І. н., проф....

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації до самостійної роботи з курсу “
Методичні рекомендації до самостійної роботи з курсу “Вікова психологія” для студентів, які навчаються за спеціальністю “Практична...

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації з дисципліни «вступ до спеціальності»
Комп’ютерні технології запропоновано матеріал для підготовки до практичних занять. Методичні рекомендації включають в себе питання...

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації до вивчення курсу Одеса «спд фридман»
«Культурна антропологія як наука: предмет, методи, історія становлення», «Якісні дослідження», «Організація польового дослідження»....

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconМетодичні рекомендації з питань організації виховної роботи у навчальних...
Міністерство освіти І науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, управління (департаменти) освіти І науки, Київської, Севастопольської...

Методичні рекомендації з питань приймання та реєстрації вхідних та вихідних документів iconЗагальні методичні рекомендації до курсу
Методичні вказівки до практичних занять та самостійної роботи з дисципліни "бухгалтерський облік"

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<