Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой
Скачать 143.82 Kb.
|
Государственный архив Донецкой области Отдел формирования НАФ и делопроизводства Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» ОДОБРЕНО Протокол научно- методического совета госархива Донецкой области від 09.11.2007 № 7 Донецк 2007 Содержание
І. Вступление В Украине в целом, и в Донецкой области в частности, действует значительное количество общественных движений, общественно-политических объединений и политических партий, (назовем их - общественно-политические формирования, - далее ОПФ). По направлениям своей деятельности они занимают значительное место в общественно-политической и экономической жизни общества, а документы, которые образуются в их делопроизводстве, имеют научно-историческое и практическое значение и могут быть отнесены к Национальному архивному фонду. Законом Украины «О Национальном архивном Фонде и архивных учреждениях» (ст.32, п.1) на юридические лица, в том числе и ОПФ возложена ответственность за обеспечение сохранности документов, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы ценности документов, т.е. до момента определения в установленном порядке: какие документы представляют интерес и подлежат хранению, а какие нет. Порядок организации учета, обработки, отбора на хранение, использования отобранных документов регламентирован «Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций» К., 2001, и является обязательным для исполнения всеми учреждениями, в том числе и ОПФ. В Украине запрещено создание тайных архивов, а граждане имеют право на получение информации. Поэтому к накопленным в процессе деятельности организаций, предприятий, учреждений документам должен быть обеспечен соответствующий доступ. Это относится и к накопленым документам ОПФ. Документы ОПФ областного, городского, районного уровня характеризуют деятельность этих организаций на конкретной территории. Целесообразно, чтобы накопленные ими документы хранились в архивах либо самих организаций, либо в архивных учреждениях за территориальной принадлежностью. Так как ОПФ являются собственником созданных документов, то и получение от них документов архивными учреждениями возможно лишь на договорной основе - через заключение договоров (приложение 1). Рекомендации подготовлены на основании обобщения опыта работы госархива области с общественными организациями, движениями, политическими партиями, а также с учетом состава документов, образующихся в период деятельности таких организаций. Цель рекомендаций: 1. Оказать практическую помощь как работникам архивных учреждений в вопросах организации работы по выявлению, отбору и учету общественно-политических формирований, так и представителям ОПФ в вопросах подготовки дел к хранению; 2. Определить состав документов, которые имеют научное и практическое значение; 3. Дать основные представления о подготовке документов к передаче на архивное хранение. ^ Практика показывает, что внутренняя жизнь политических организаций и общественных движений в значительной мере регламентируется внутрипартийными нормативами, которые с одной стороны ограничивают внешний доступ к документам, а с другой, ориентируют низовые организации на надлежащие документальное оформление своей деятельности, обеспечение сохранности и практическое использование накопленных документов. Оказание архивными учреждениями помощи ОПФ в вопросах постановки делопроизводства, обеспечения сохранности и упорядочения документов - основа для выстраивания взаимоотношений между архивами и общественно-политическими организациями. Инициативность, целенаправленность, системность работы архивных учреждений в этом вопросе, позволяют получить на хранение документальные материалы ОПФ. Для выявления источников комплектования могут применяться следующие формы и методы: 1. изучение справочной литературы, средств массовой информации; 2. установление связей с органами регистрации и контроля за деятельность ОПФ (юстиция, статистика, избирательные комиссии и др.), с целью получения необходимой информации; 3. подготовка инициативных писем; 4. личные контакты с руководством общественно-политических формиро- ваний и движений. На основании изучения сведений об ОПФ составляется картотека и список источников потенциального комплектования. Формы карточек и списков определены правилами и методическими рекомендациями Государственного комитета архивов Украины . Подготовленные списки подлежат согласованию в установленном порядке. ^ Перечисленные выше мероприятия можно считать подготовительными шагами, направленными на получение доступа к архивным документам ОПФ для проведения экспертизы ценности. Целью экспертизы является всестороннее изучение этих документов, оценка их научного, историко-культурного и практического значения на предмет возможности отнесения документов к Национальному архивному фонду, а также установление сроков временного хранения документов. Учитывая то обстоятельство, что провести экспертизу ценности удается чаще всего во время подготовки дел к последующему хранению, наиболее целесообразно оставлять на архивное хранение следующие документы: - постановления, выписки из постановлений, письма, инструкции, директивы вышестоящих органов направленные низовыми организациями для использования в практической работе; - документы по регистрации ОПФ (свидетельства о регистрации, сведения об учреждениях, уставы, программы и т.д.); - протоколы и стенограммы съездов, конференций, заседаний советов, президиумов, собраний, активов с приложениям к ним материалов (списки, анкеты, доклады, постановления, протоколы счетных комиссий, приветствия, письма, телеграммы в адрес съездов или конференций); - справки о составе президиумов, советов партий и движений, избранных на партийных съездах или конференциях; списки избранных; справки о результатах голосования, сведения о вновь избранных должностных лицах; - информационные сообщения, справки и докладные записки о съездах, конференциях, о собраниях, активах и др.; - справки, информации, записки, сводки о критических замечаниях, высказанных на съездах, конференциях, собраниях, сходках, совещаниях в адрес Президента, Правительства, администрации Президента, хозяйственных, профсоюзных органов и учреждений в частности реализации требований Конституции и исполнительных законов Украины; - переписка общественных формирований и движений с Президентом, правительством Украины, с администрацией представителя Президента, профсоюзными и молодежными органами и организациями по важнейшим проблемам, государственного, хозяйственного и культурно-национального строительства; - информации, справки о политическом настроении населения и откликах на события внутренней и международной жизни с точки зрения той или иной партии или движения; - списки, справки, характеристики, биографии, программы, выступления кандидатов в депутаты местных органов власти, Верховного Совета Украины от политических партий и движений; - документы по вопросам организации проведения и итогам выборов, референдумов (состав избирательных штабов, списки агитаторов, наблюдателей, членов комиссий, копии итоговых протоколов голосования, аналитические материалы и др.); - письма граждан руководству общественно-политических формирова- ний и движений с предложениями, направленными на скорейший выход государства из кризиса, на ускорение политических и экономических реформ; - отчеты, справки, информации, сводки, анкеты, списки, журналы регистрации членов партий и движений, сведения о численности общественно-политического формирования и другие документы статистического плана; - листовки, обращения, воззвания, резолюции митингов или других общественно-политических мероприятий; - информации политических партий и движений об их отношении к внутренним и внешнеполитическим событиям в стране и в мире; - письма, телеграммы, а также другие документы, характеризующие взаимотношения партий и движений с общественно-политическими организациями зарубежных стран; - информации, справки, выступления, статьи руководителей общественно-политических формирований или движений на радио, телевидении, в периодической печати; - годовые подшивки печатных органов (газет, журналов) партий или движений; - материалы финансово-хозяйственной деятельности. Не исключено, что некоторые документы, имеющие важное значение для тех или иных общественно-политических формирований, которые необходимо сохранить, не указаны в данных рекомендациях. В этом случае вопрос о хранении документов должны решать руководящие органы этих организаций при консультативной помощи архивных учреждений. Необходимо также помнить и то, что многие партии, и общественные движения имеют возможность размещать официальную информацию центральных органов на электронных адресах своих Интернет сайтов. Они организовывают связь с низовыми организациями с помощью электронных средств связи. Все это в известной мере уменьшает традиционный документооборот. Во всех случаях регламентировать состав документов в текущем делопроизводстве конкретной организации можно лишь при помощи индивидуальной номенклатуры дел организации. Оказать методическую помощь и обеспечить контроль за составлением номенклатур в делопроизводстве организаций находящихся в зоне комплектования - задача архивного учреждения. Порядок составления номенклатуры изложен в «Правилах работы архивных подразделений...» К., 2001, (раздел 3). ІV. Формирование и оформление дел ОПФ для архивного хранения Накопленные в делопроизводстве документы ОПФ по различным направлениям деятельности подлежат передаче на хранение в архивы этих организаций или передаче архивным учреждениям. Документы, отбираемые для передачи на хранение, в интересах партий, должны быть сформированы, описаны в течение первого квартала после окончания календарного года. Допустимо формировать документы коллегиальных руководящих органов городских, районных парторганизаций по истечению срока полномочий. Документы и материалы, связанные с проведением выборов, референдумов - оформляются непосредственно после оглашения официальных результатов данных компаний. Установлен следующий порядок формирования дел: - документы постоянного и временного срока хранения формируются в дела раздельно; - в дела постоянного хранения помещаются только оригиналы документов, а в случае их отсутствия заверенные копии; - не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, размноженных копий; - документы группируются в дела за один год. Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудников в данной организации; - нормативные акты (уставы, положения, правила, инструкции и т.д.), утвержденные распорядительными документами (приказами, постановлениями, решениями), помещаются в дела вместе с этими документами; - дела коллегиальных органов формируются в два дела: а) протоколы и документы к ним (докладные, справки, решения и т.д.); б) документы по организации проведения (повестка дня, списки приглашенных, выступающих и т.д.); - переписка группируется по вопросно-предметному или кор- респондентскому признаку. Переписка систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ следует помещать за документом запросом; - документальные материалы о подготовке и проведении избирательных компаний формируют в дела по году проведения компании. Фотодокументы, образцы наглядной агитации, документы, где используется вся площадь бумажного носителя, целесообразно помещать в плотные конверты. Объем формируемых дел не должен превышать 250 листов. Все листы дела должны быть пронумерованы порядковой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. В конце оформляется заверительная запись после чего дело прошивается на четыре прокола. На обложке дела указывается: - название партии, движения, союза, объединения, общества; - заголовок дела; - крайние даты дела; - количество листов дела; - срок хранения дела (приложение № 2). Фотодокументы должны быть пронумерованы в левом верхнем углу оборотной стороны позитива. Единичные видеодокументы и документы на электронных носителях могут вносятся в опись постоянного хранения как единица хранения, причем на них должна составляться аннотация. При значительном объеме кино-, фото-, видеоматериалов составляется самостоятельнуя опись. Все дела, подлежащие хранению, сдаются в архив организации или архивному учреждению по описи, составленной по установленной форме (приложение № 3). Опись дел - это учетный документ, который содержит сведения о всех делах, законченных в делопроизводстве организации и отобранных для архивного хранения. Опись составляется в четырех экземплярах, три из них передаются в архив, а четвертый остается у сдающей стороны. Целесообразно законченные в делопроизводстве организаций документы передавать на архивное хранение ежегодно, что позволит максимально сохранить документы о деятельности конкретной организации. Список использованной литературы 1. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях». К., 2001 2. Закон Украины «О политических партиях в Украине». К, 2001 3. Закон Украины «Об объединениях граждан», К., 2001 4. Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», К., 2001 5. Основные правила работы партийных архивов обкомов, крайкомов партии и филиалов ИМЛ при ЦК КПСС, М. 1970 6. Перечень типовых документов образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов, К., 1998. Приложение 1 Д О Г О В О Р о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства г.Донецк «___»___________________ Государственный архив Донецкой области, именуемый далее «Госархив», в лице директора Буценко Н.Д., действующий на основании Положения, с одной стороны и _____________________________________________________________ (название организации) ______________________________________________________________________, именуемый далее «Организация», в лице _________________________________ (Ф.И.О. руководителя) ______________________________________________________________________, действующей на основании _______________________________ от ____________, заключили договор о нижеследующем: ^ Предметом данного договора является сотрудничество между сторонами в деле передачи документов «Организации», которые имеют научное и историко-культурное значение, в «Госархив» и обеспечение их сохранности с последующим использованием в архиве. ^ 2.1. «Госархив» обязуется: 2.1.1. Предоставлять «Организации» консультативно-методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела. 2.1.2. Повышать квалификацию работников службы делопроизводства и архива «Организации». 2.1.3. Принимать на государственное хранение документы постоянного срока хранения «Организации» и обеспечивать их сохранность с последующим использованием. ^ 2.2.1. Соблюдать установленные Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций требования по работе с документами. 2.2.2. Предоставлять «Госархиву» информацию о состоянии делопроизводства и организации ведомственного хранения документов. 2.2.3. Обеспечить сохранность документов до передачи их на госхранение. 2.2.4. По согласованию сторон передавать документы постоянного срока хранения в «Госархив». ^ 3.1. За нарушение принятых по договору обязанностей стороны несут ответственность согласно действующего законодательства. 4. Срок действия договора 4.1. Договор вступает в действие с момента его подписания сторонами. 4.2. Срок действия договора составляет 1 год. 4.3. В случае отсутствия противоречий у сторон, в срок за 20 дней до окончания действия данного договора, договор автоматически пролонгируется еще раз на срок, указанный в п.4.2. данного договора. Юридические адреса и реквизиты сторон: «Госархив» «Организация» ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ________________________ ____________________ ___ ______________________________ __________________/ Н.Д.Буценко _______________/ ______________ (подпись) (Ф.И.О.) ___________________ /________ ______________ /_________ (подпись) (Ф.И.О) (подпись) (Ф.И.О) Приложение 2 |-------------------------------------------------------------- |20 | Код госархива_______| | | Код учреждения______| |---|------------------------------------------------------- | | | _________________________________ |Ф. N _______ | | |30 | _________________________________ |Оп. N _______ | | | | _________________________________ |Дело N ______ | | |---|------------------------------------------------------- | | 5 | (Название государственного архива) | |---|------------------------------------------------------- | | | ____________________________________________________ | |50 | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |---|------------------------------------------------------- | | | (Название учреждения и структурного подразделения) | |35 | | |___|___________Дело N _______ Том N ________ | |15 | | |---|------------------------------------------------------- | 320| | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |70 | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | | | ____________________________________________________ | |---|------------------------------------------------------- | | | (заголовок дела) | |25 | | |---|------------------------------------------------------- | | | (дата) | |20 | | | | На ____ листах | | | Хранить: постоянно | |---|--------------------- | | | |Ф. N _______ | | |30 | |Оп. N _______ | | | | |Дело N ______ | | |---|---|----------------| | | | |<-------------->| | |20 | 60 | ----------------------------------------------------------------- | 230 | <-------------------------------------------------------> | | Приложение 3 УТВЕРЖДАЮ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ ____________________200__ Фонд № __________ ^ дел постоянного хранения за ______________ годы ____________________________________________________________________
В данный раздел описи внесено ______ (_____________________________) дел с № ____ по № ____, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Должность составителя описи Подпись Ф.И.О. ____________________ 200__ |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Николаев, нмц, 2012. Печатается по решению научно методического совета нмц ( Протокол.) | | Закона Украины «Об экологической экспертизе» (1995 г.), выявить затруднения, наиболее часто встречающиеся при проведении общественных... |
 | Утверждение плана работы районного методического кабинета на 2013/2014 учебный год и тематики заседаний научно-методического совета... | | Методические рекомендации утверждены на заседании центрального координационного методического совета Винницкого национального медицинского... |
| Сновные проблемы, с которыми сталкиваются руководители – это отсутствие определенного плана работы, непоследовательность действий... | | Утвердить Методические рекомендации из формирования себестоимость строительно-монтажных работ (добавляются), согласованная с Министерством... |
| Методическая работа – это составная часть профессионально-педагогической (управленческой) деятельности, в рамках которой создаются... | | В 2012 году деятельность научно-методического центра была направлена на решение проблемы «Научно-методическое сопровождение профессионального... |
| Торгово-промышленная палата Крыма; Творческий союз научных и инженерных объединений (обществ) Крыма; Национальная академия наук Республики... | | Печатается по решению редакционно-издательского совета сггу, протокол № от. 2013 г |