Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой




Скачать 143.82 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой
Дата публикации14.05.2013
Размер143.82 Kb.
ТипМетодические рекомендации
uchebilka.ru > Право > Методические рекомендации


Государственный архив Донецкой области

Отдел формирования НАФ и делопроизводства


Методические рекомендации

«Об организации работы с документами

общественных и политических объединений»

ОДОБРЕНО

Протокол научно-

методического совета

госархива Донецкой

области

від 09.11.2007 № 7


Донецк 2007

Содержание


  1. Вступление............................................................................................3-4

  2. Организация работы по выявлению, отбору и учету общественно-политических формирований для комплектования документами......4




  1. Основной перечень документов, образующихся в деятельности общественно-политических формирований, рекомендуемых к постоянному хранению........................................................................4-6




  1. Формирование и оформление дел ОПФ для архивного хранения...6-7




  1. Список использованной литературы......................................................8




  1. Приложения.........................................................................................9-12



І. Вступление

В Украине в целом, и в Донецкой области в частности, действует значительное количество общественных движений, общественно-политических объединений и политических партий, (назовем их - общественно-политические формирования, - далее ОПФ).

По направлениям своей деятельности они занимают значительное место в общественно-политической и экономической жизни общества, а документы, которые образуются в их делопроизводстве, имеют научно-историческое и практическое значение и могут быть отнесены к Национальному архивному фонду.

Законом Украины «О Национальном архивном Фонде и архивных учреждениях» (ст.32, п.1) на юридические лица, в том числе и ОПФ возложена ответственность за обеспечение сохранности документов, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы ценности документов, т.е. до момента определения в установленном порядке: какие документы представляют интерес и подлежат хранению, а какие нет. Порядок организации учета, обработки, отбора на хранение, использования отобранных документов регламентирован «Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций» К., 2001, и является обязательным для исполнения всеми учреждениями, в том числе и ОПФ.

В Украине запрещено создание тайных архивов, а граждане имеют право на получение информации. Поэтому к накопленным в процессе деятельности организаций, предприятий, учреждений документам должен быть обеспечен соответствующий доступ. Это относится и к накопленым документам ОПФ.

Документы ОПФ областного, городского, районного уровня характеризуют деятельность этих организаций на конкретной территории. Целесообразно, чтобы накопленные ими документы хранились в архивах либо самих организаций, либо в архивных учреждениях за территориальной принадлежностью.

Так как ОПФ являются собственником созданных документов, то и получение от них документов архивными учреждениями возможно лишь на договорной основе - через заключение договоров (приложение 1).

Рекомендации подготовлены на основании обобщения опыта работы госархива области с общественными организациями, движениями, политическими партиями, а также с учетом состава документов, образующихся в период деятельности таких организаций.

Цель рекомендаций:

1. Оказать практическую помощь как работникам архивных учреждений в вопросах организации работы по выявлению, отбору и учету общественно-политических формирований, так и представителям ОПФ в вопросах подготовки дел к хранению;

2. Определить состав документов, которые имеют научное и практическое значение;

3. Дать основные представления о подготовке документов к передаче на архивное хранение.

^ П. Организация работы по выявлению, отбору, учету организаций ОПФ для комплектования документами.

Практика показывает, что внутренняя жизнь политических организаций и общественных движений в значительной мере регламентируется внутрипартийными нормативами, которые с одной стороны ограничивают внешний доступ к документам, а с другой, ориентируют низовые организации на надлежащие документальное оформление своей деятельности, обеспечение сохранности и практическое использование накопленных документов.

Оказание архивными учреждениями помощи ОПФ в вопросах постановки делопроизводства, обеспечения сохранности и упорядочения документов - основа для выстраивания взаимоотношений между архивами и общественно-политическими организациями. Инициативность, целенаправленность, системность работы архивных учреждений в этом вопросе, позволяют получить на хранение документальные материалы ОПФ.

Для выявления источников комплектования могут применяться следующие формы и методы:

1. изучение справочной литературы, средств массовой информации;

2. установление связей с органами регистрации и контроля за деятельность ОПФ (юстиция, статистика, избирательные комиссии и др.), с целью получения необходимой информации;

3. подготовка инициативных писем;

4. личные контакты с руководством общественно-политических формиро-

ваний и движений.

На основании изучения сведений об ОПФ составляется картотека и список источников потенциального комплектования. Формы карточек и списков определены правилами и методическими рекомендациями Государственного комитета архивов Украины . Подготовленные списки подлежат согласованию в установленном порядке.

^ Ш. Основной перечень документов, образующихся в деятельности общественно-политических формирований и партий, рекомендуемый к постоянному хранению.

Перечисленные выше мероприятия можно считать подготовительными шагами, направленными на получение доступа к архивным документам ОПФ для проведения экспертизы ценности. Целью экспертизы является всестороннее изучение этих документов, оценка их научного, историко-культурного и практического значения на предмет возможности отнесения документов к Национальному архивному фонду, а также установление сроков временного хранения документов.

Учитывая то обстоятельство, что провести экспертизу ценности удается чаще всего во время подготовки дел к последующему хранению, наиболее целесообразно оставлять на архивное хранение следующие документы:

- постановления, выписки из постановлений, письма, инструкции, директивы вышестоящих органов направленные низовыми организациями для использования в практической работе;

- документы по регистрации ОПФ (свидетельства о регистрации, сведения об учреждениях, уставы, программы и т.д.);

- протоколы и стенограммы съездов, конференций, заседаний советов, президиумов, собраний, активов с приложениям к ним материалов (списки, анкеты, доклады, постановления, протоколы счетных комиссий, приветствия, письма, телеграммы в адрес съездов или конференций);

- справки о составе президиумов, советов партий и движений, избранных на партийных съездах или конференциях; списки избранных; справки о результатах голосования, сведения о вновь избранных должностных лицах;

- информационные сообщения, справки и докладные записки о съездах, конференциях, о собраниях, активах и др.;

- справки, информации, записки, сводки о критических замечаниях, высказанных на съездах, конференциях, собраниях, сходках, совещаниях в адрес Президента, Правительства, администрации Президента, хозяйственных, профсоюзных органов и учреждений в частности реализации требований Конституции и исполнительных законов Украины;

- переписка общественных формирований и движений с Президентом, правительством Украины, с администрацией представителя Президента, профсоюзными и молодежными органами и организациями по важнейшим проблемам, государственного, хозяйственного и культурно-национального строительства;

- информации, справки о политическом настроении населения и откликах на события внутренней и международной жизни с точки зрения той или иной партии или движения;

- списки, справки, характеристики, биографии, программы, выступления кандидатов в депутаты местных органов власти, Верховного Совета Украины от политических партий и движений;

- документы по вопросам организации проведения и итогам выборов, референдумов (состав избирательных штабов, списки агитаторов, наблюдателей, членов комиссий, копии итоговых протоколов голосования, аналитические материалы и др.);

- письма граждан руководству общественно-политических формирова-

ний и движений с предложениями, направленными на скорейший выход государства из кризиса, на ускорение политических и экономических реформ;

- отчеты, справки, информации, сводки, анкеты, списки, журналы регистрации членов партий и движений, сведения о численности общественно-политического формирования и другие документы статистического плана;

- листовки, обращения, воззвания, резолюции митингов или других общественно-политических мероприятий;

- информации политических партий и движений об их отношении к внутренним и внешнеполитическим событиям в стране и в мире;

- письма, телеграммы, а также другие документы, характеризующие взаимотношения партий и движений с общественно-политическими организациями зарубежных стран;

- информации, справки, выступления, статьи руководителей общественно-политических формирований или движений на радио, телевидении, в периодической печати;

- годовые подшивки печатных органов (газет, журналов) партий или движений;

- материалы финансово-хозяйственной деятельности.

Не исключено, что некоторые документы, имеющие важное значение для тех или иных общественно-политических формирований, которые необходимо сохранить, не указаны в данных рекомендациях. В этом случае вопрос о хранении документов должны решать руководящие органы этих организаций при консультативной помощи архивных учреждений.

Необходимо также помнить и то, что многие партии, и общественные движения имеют возможность размещать официальную информацию центральных органов на электронных адресах своих Интернет сайтов. Они организовывают связь с низовыми организациями с помощью электронных средств связи. Все это в известной мере уменьшает традиционный документооборот.

Во всех случаях регламентировать состав документов в текущем делопроизводстве конкретной организации можно лишь при помощи индивидуальной номенклатуры дел организации. Оказать методическую помощь и обеспечить контроль за составлением номенклатур в делопроизводстве организаций находящихся в зоне комплектования - задача архивного учреждения.

Порядок составления номенклатуры изложен в «Правилах работы архивных подразделений...» К., 2001, (раздел 3).

ІV. Формирование и оформление дел ОПФ для архивного хранения

Накопленные в делопроизводстве документы ОПФ по различным направлениям деятельности подлежат передаче на хранение в архивы этих организаций или передаче архивным учреждениям.

Документы, отбираемые для передачи на хранение, в интересах партий, должны быть сформированы, описаны в течение первого квартала после окончания календарного года. Допустимо формировать документы коллегиальных руководящих органов городских, районных парторганизаций по истечению срока полномочий. Документы и материалы, связанные с проведением выборов, референдумов - оформляются непосредственно после оглашения официальных результатов данных компаний.

Установлен следующий порядок формирования дел:

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в дела раздельно;

- в дела постоянного хранения помещаются только оригиналы документов, а в случае их отсутствия заверенные копии;

- не допускается включение в дела постоянного хранения черновиков, размноженных копий;

- документы группируются в дела за один год. Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудников в данной организации;

- нормативные акты (уставы, положения, правила, инструкции и т.д.), утвержденные распорядительными документами (приказами, постановлениями, решениями), помещаются в дела вместе с этими документами;

- дела коллегиальных органов формируются в два дела:

а) протоколы и документы к ним (докладные, справки, решения и т.д.);

б) документы по организации проведения (повестка дня, списки приглашенных, выступающих и т.д.);

- переписка группируется по вопросно-предметному или кор- респондентскому признаку. Переписка систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ следует помещать за документом запросом;

- документальные материалы о подготовке и проведении избирательных компаний формируют в дела по году проведения компании.

Фотодокументы, образцы наглядной агитации, документы, где используется вся площадь бумажного носителя, целесообразно помещать в плотные конверты.

Объем формируемых дел не должен превышать 250 листов. Все листы дела должны быть пронумерованы порядковой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. В конце оформляется заверительная запись после чего дело прошивается на четыре прокола. На обложке дела указывается:

- название партии, движения, союза, объединения, общества;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела (приложение № 2).

Фотодокументы должны быть пронумерованы в левом верхнем углу оборотной стороны позитива. Единичные видеодокументы и документы на электронных носителях могут вносятся в опись постоянного хранения как единица хранения, причем на них должна составляться аннотация. При значительном объеме кино-, фото-, видеоматериалов составляется самостоятельнуя опись.

Все дела, подлежащие хранению, сдаются в архив организации или архивному учреждению по описи, составленной по установленной форме (приложение № 3). Опись дел - это учетный документ, который содержит сведения о всех делах, законченных в делопроизводстве организации и отобранных для архивного хранения. Опись составляется в четырех экземплярах, три из них передаются в архив, а четвертый остается у сдающей стороны.

Целесообразно законченные в делопроизводстве организаций документы передавать на архивное хранение ежегодно, что позволит максимально сохранить документы о деятельности конкретной организации.

Список использованной литературы
1. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях». К., 2001
2. Закон Украины «О политических партиях в Украине». К, 2001
3. Закон Украины «Об объединениях граждан», К., 2001
4. Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», К., 2001
5. Основные правила работы партийных архивов обкомов, крайкомов партии и филиалов ИМЛ при ЦК КПСС, М. 1970
6. Перечень типовых документов образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов, К., 1998.

Приложение 1

Д О Г О В О Р

о взаимоотношениях и сотрудничестве

в области архивного дела и делопроизводства
г.Донецк «___»___________________

Государственный архив Донецкой области, именуемый далее «Госархив», в лице директора Буценко Н.Д., действующий на основании Положения, с одной стороны и _____________________________________________________________

(название организации)

______________________________________________________________________,

именуемый далее «Организация», в лице _________________________________

(Ф.И.О. руководителя)

______________________________________________________________________,

действующей на основании _______________________________ от ____________,

заключили договор о нижеследующем:
^ 1. Предмет договора
Предметом данного договора является сотрудничество между сторонами в деле передачи документов «Организации», которые имеют научное и историко-культурное значение, в «Госархив» и обеспечение их сохранности с последующим использованием в архиве.
^ 2. Обязанности сторон
2.1. «Госархив» обязуется:

2.1.1. Предоставлять «Организации» консультативно-методическую помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.1.2. Повышать квалификацию работников службы делопроизводства и архива «Организации».

2.1.3. Принимать на государственное хранение документы постоянного срока хранения «Организации» и обеспечивать их сохранность с последующим использованием.
^ 2.2. «Организация» обязуется:

2.2.1. Соблюдать установленные Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций требования по работе с документами.

2.2.2. Предоставлять «Госархиву» информацию о состоянии делопроизводства и организации ведомственного хранения документов.

2.2.3. Обеспечить сохранность документов до передачи их на госхранение.

2.2.4. По согласованию сторон передавать документы постоянного срока хранения в «Госархив».

^ 3. Ответственность сторон
3.1. За нарушение принятых по договору обязанностей стороны несут ответственность согласно действующего законодательства.
4. Срок действия договора
4.1. Договор вступает в действие с момента его подписания сторонами.

4.2. Срок действия договора составляет 1 год.

4.3. В случае отсутствия противоречий у сторон, в срок за 20 дней до окончания действия данного договора, договор автоматически пролонгируется еще раз на срок, указанный в п.4.2. данного договора.

Юридические адреса и реквизиты сторон:
«Госархив» «Организация»


________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________

________________________ ____________________
___ ______________________________


__________________/ Н.Д.Буценко _______________/ ______________

(подпись) (Ф.И.О.)
___________________ /________ ______________ /_________

(подпись) (Ф.И.О) (подпись) (Ф.И.О)

Приложение 2
|--------------------------------------------------------------

|20 | Код госархива_______|

| | Код учреждения______|

|---|------------------------------------------------------- |

| | _________________________________ |Ф. N _______ | |

|30 | _________________________________ |Оп. N _______ | |

| | _________________________________ |Дело N ______ | |

|---|------------------------------------------------------- |

| 5 | (Название государственного архива) |

|---|------------------------------------------------------- |

| | ____________________________________________________ |

|50 | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|---|------------------------------------------------------- |

| | (Название учреждения и структурного подразделения) |

|35 | |

|___|___________Дело N _______ Том N ________ |

|15 | |

|---|------------------------------------------------------- |

320| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|70 | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|---|------------------------------------------------------- |

| | (заголовок дела) |

|25 | |

|---|------------------------------------------------------- |

| | (дата) |

|20 | |

| | На ____ листах |

| | Хранить: постоянно |

|---|--------------------- |

| | |Ф. N _______ | |

|30 | |Оп. N _______ | |

| | |Дело N ______ | |

|---|---|----------------| |

| | |<-------------->| |

|20 | 60 |

-----------------------------------------------------------------

| 230 |

<------------------------------------------------------->

| |
Приложение 3

УТВЕРЖДАЮ

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________
____________________200__

Фонд № __________

^ ОПИСЬ № 1

дел постоянного хранения

за ______________ годы
____________________________________________________________________


№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома,

части)

Кол-во лис-тов

Приме-чание

1

2

3

4

5

6
























































В данный раздел описи внесено ______ (_____________________________) дел с № ____ по № ____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:


Должность составителя описи Подпись Ф.И.О.
____________________ 200__


Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconМетодические рекомендации Гайченко О. В., методист
Николаев, нмц, 2012. Печатается по решению научно методического совета нмц ( Протокол.)

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconРекомендации для общественных организаций содержание
Закона Украины «Об экологической экспертизе» (1995 г.), выявить затруднения, наиболее часто встречающиеся при проведении общественных...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconТематика заседаний научно-методического совета районного методического кабинета
Утверждение плана работы районного методического кабинета на 2013/2014 учебный год и тематики заседаний научно-методического совета...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconМетодические рекомендации для самостоятельной роботы студентов по патоморфологии винница 2010
Методические рекомендации утверждены на заседании центрального координационного методического совета Винницкого национального медицинского...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconМетодические рекомендации по организации проектной деятельности группы...
Сновные проблемы, с которыми сталкиваются руководители – это отсутствие определенного плана работы, непоследовательность действий...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconПриказ
Утвердить Методические рекомендации из формирования себестоимость строительно-монтажных работ (добавляются), согласованная с Министерством...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconМетодические рекомендации по организации работы методического объединения классных руководителей
Методическая работа – это составная часть профессионально-педагогической (управленческой) деятельности, в рамках которой создаются...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconАнализ работы городского научно-методического центра за I полугод
В 2012 году деятельность научно-методического центра была направлена ​​на решение проблемы «Научно-методическое сопровождение профессионального...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconРешение XVII международной научно-практической конференции «Проблемы...
Торгово-промышленная палата Крыма; Творческий союз научных и инженерных объединений (обществ) Крыма; Национальная академия наук Республики...

Методические рекомендации «Об организации работы с документами общественных и политических объединений» одобрено протокол научно- методического совета госархива Донецкой iconМетодические рекомендации по написанию курсовых работ по психологии Севастополь
Печатается по решению редакционно-издательского совета сггу, протокол № от. 2013 г

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<