Інструкція з діловодства




НазваниеІнструкція з діловодства
страница1/6
Дата публикации23.08.2013
Размер0.72 Mb.
ТипДокументы
uchebilka.ru > Право > Документы
  1   2   3   4   5   6

БАЛАКЛАВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

МІСТА СЕВАСТОПОЛЯ




РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від “_07__”____серпня 2008_року №___414-р___
Про затвердження Інструкції з діловодства Балаклавської районної державної адміністрації
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від
17 жовтня 1997 року № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів влади» (із змінами і доповненнями), вимог ДСТУ 4163-2003,

  1. Затвердити Інструкцію з діловодства Балаклавської районної державної адміністрації (додається).




  1. Заступникам голови районної держадміністрації, управлінням, відділам та іншим структурним підрозділам районної держадміністрації в своїй роботі керуватися справжньою Інструкцією.




  1. Розпорядження голови Балаклавської районної державної адміністрації від 03.01.2006 №2-р «Об инструкции по делопроизводству в Балаклавской районной государственной администрации» вважати таким, що втратило чинність.




  1. Контроль за виконанням розпорядження покласти на першого заступника голови районної держадміністрації Бичкова Ф.П.



Голова районної

державної адміністрації

ЗАТВЕРДЖЕНО


Розпорядження голови

Балаклавської районної

державної адміністрації
«07 » серпня 2008 р. № 414-р

^

ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА



1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція з діловодства в Балаклавській районній державній адміністрації (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Балаклавської районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до Державного архіву у м. Севастополі.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам Національного стандарту України „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003” та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в райдержадміністрації розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, “Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, із змінами, внесеними згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2001 року № 1577, постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 року № 1106, постановою Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 року № 1173, постановою Кабінету

Міністрів України від 20 червня 2005 року № 493, постановою Кабінету Міністрів України від 25 липня 2005 року № 642, постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2005 року № 981, постановою Кабінету Міністрів України від 09 квітня 2008 року № 338, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. Відповідальність за організацію діловодства в Балаклавській районній державній адміністрації несе голова райдержадміністрації. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Інструкції покладається на загальний відділ, а також на посадових осіб у структурних підрозділах, на яких додатково покладаються функції ведення діловодства.
1.5. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.
1.6. Підготовка проектів актів Кабінету Міністрів України (постанов і розпоряджень) СМДА здійснюється відповідно до вимог Регламентів цих органів Відповідальність за правильність оформлення проектів вказаних документів несе загальний відділ райдержадміністрації.

1.7. Органи виконавчої влади ведуть діловодство державною мовою. Листування з громадянами та іншими здійснюється відповідно до вимог Закону України „Про звернення громадян” та згідно з вимогами законодавства про мови.
1.8. У Балаклавській районній державній адміністрації застосовується централізація діловодства.

2. Документування управлінської діяльності
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.2. Як правило, документи створюються у випадку, якщо неможливо або складно здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або за телефоном), провести інструктаж і т.п.
Підставою для створення документів є необхідність посвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, збереження і використовування інформації впродовж певного часу або постійно.
2.3. Документи розрізняються за способом фіксації, змістом, способом виготовлення, ступенем складності, місцем складання, термінами виконання, походженням, ступенем гласності, юридичною силою, призначенням і т.п.

^ За способом фіксації інформації документи діляться на письмові, графічні, фото- і кінодокументи, акустичні.
За змістом документи підрозділяються на організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, по особовому складу і т.п.

^ За найменуванням документи розрізняються на положення, протоколи, розпорядження, інструкції, правила, статути, звіти, листи, службові та пояснювальні записки, заяви і т.п.

^ За видами документи бувають типові, зразкові, індивідуальні і трафаретні.

Типові документи розробляються наперед вищими органами для підвідомчих організацій і носять обов'язковий характер.

Зразкові також розробляються вищими органами, але носять зразковий рекомендаційний характер.

Індивідуальні документи розробляються для внутрішнього користування.

Трафаретні документи виготовляють друкарським способом, постійна частина тексту документу віддрукована, а для змінної інформації залишають вільні місця.

^ За ступенем складності розрізняють прості документи, що містять одне питання, і складні, що містять декілька питань.

За місцем складання документи класифікують на внутрішні та зовнішні. Зовнішні документи – вхідна і вихідна кореспонденція.

^ За термінами виконання документи підрозділяють на термінові та нетермінові.

За походженням документи бувають службові та офіційно-особисті (іменні). До першої групи входять створені в установах з питань їх діяльності, до другої – такі, що стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги і т.п.).

^ За ступенем гласності документи розподіляють на звичайні, таємні і для службового користування (ДСК).

За юридичною силою розрізняють справжні та підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані у встановленому законом порядку з дотриманням усіх правил; підробленими – документи, оформлення або зміст яких не відповідають істині. Справжні документи підрозділяються, у свою чергу, на дійсні і недійсні. Недійсним документ стає в тому випадку, якщо він втратив юридичну силу з будь-яких причин, наприклад, закінчення терміну дії.

^ За призначенням документи підрозділяються на оригінали і копії.

Оригінал – первинний документ, що містить початкову інформацію, належним чином оформлений.

Копія – точне відтворення реквізитів оригіналу, в правому кутку верхнього поля якого проставляється слово «копія», відповідним чином завірена. Слід розрізняти такі різновиди копій, як виписка і дублікат. Виписка з документа – копія частини документа, а дублікат – другий примірник документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. Дублікат і оригінал мають однакову юридичну силу.
2.4. У райдержадміністрації визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ, який необхідний і достатній для документування діяльності.
2.5. Управлінська діяльність райдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів – розпоряджень голови райдержадміністрації і наказів структурних підрозділів, що мають статус юридичних осіб. Рішення питань, що відносяться до всіх або декількох підвідомчих організацій, також викладаються в розпорядженнях голови райдержадміністрації.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.6. Підставою для видання розпорядчих документів у діяльності райдержадміністрації є:

  • Конституція і Закони України, постанови Верховної Ради України, Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, документи інших вищестоящих органів;

  • конкретні доручення вищестоящих органів;

  • здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання райдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій відповідно до її компетенції;

  • потреба в правовому регулюванні діяльності апарату;

  • рекомендації додаткових робочих органів райдержадміністрації - Колегії райдержадміністрації.


2.7. Розпорядчі документи, що надходять в райдержадміністрацію з вищих органів, доводяться до підвідомчих організацій таким чином:

  • виданням розпорядження голови районної державної адміністрації, в якому викладається зміст документу вищого органу стосовно завдань районній державній адміністрації;

  • розсилкою із супровідним листом ксерокопій документу, якщо він не вимагає конкретизації завдань для райдержадміністрації і підвідомчих їй організацій.



2.8. Документи, які видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.9. Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на Колегії райдержадміністрації, апаратних і робочих нарадах, що проводяться головою райдержадміністрації або його заступниками, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів визначеної відповідальної особи, зроблених у ході засідань (нарад).

Якщо хід засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні або диктофоні, після засідання записані на плівку тексти виступів передруковуються і вносяться в протокол.
2.10. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підвідомчих організацій шляхом розсилки їм рішень.

Рішення колегіальних органів втілюються в життя шляхом видання розпорядження голови райдержадміністрації.
2.11. Для здійснення оперативних зв'язків з установами, організаціями та окремими громадянами можуть направлятися інформаційні та інструктивні листи.

Листи готуються у випадку, якщо неможливо або складно здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або за телефоном), провести інструктаж і т.д.
2.12. Якщо службовий документ вимагає негайного виконання, передача тексту може здійснюватися за телефоном або факсом.
^ 3. Прийняття, розгляд і реєстрація документів
3.1. Прийняття документів
3.1.1. Усі документи, що надходять до райдержадміністрації, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в загальному відділі.
У разі надходження пошти у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим БРДА.
3.1.2. У загальному відділі розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто".
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
^ 3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи, що надійшли до райдержадміністрації, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється начальником загального відділу або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
3.2.2. Головна мета попереднього розгляду документа – встановлення особи або підрозділу, яким повинен бути направлений документ.

У ході попереднього розгляду документів здійснюється:

- виявлення необхідності реєстрації документів;

- визначення контрольності документу і проставлення на ньому штампу «Контроль» (при необхідності);

- надання документів на доповідь голові та його заступникам відповідно до їх функціональних обов'язків.

У процесі попереднього розгляду документів також з'ясовують, чи немає помилок в оформленні документу, що виключають можливість його виконання (відсутність підпису, печатки, грифа затвердження і т.п.).
3.2.3. Попередній розгляд документів проводиться безпосередньо після розкриття кореспонденції та сортування документів і повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження в неробочий час.

Він проводиться, по-перше, шляхом усесторонньої їх оцінки і, по-друге, шляхом встановлення міри компетенції і відповідальності, необхідних для вирішення питань, що порушуються в документах.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися структурою райдержадміністрації, розпорядженням голови райдержадміністрації про розподіл обов'язків між головою, першим заступником голови, заступниками голови і керівником апарату райдержадміністрації, номенклатурою справ, регламентом райдержадміністрації, встановленими схемами проходження документів. У низці випадків при розподілі документів враховуються спеціальні вказівки керівництва.
3.2.5. Голові райдержадміністрації відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня в папці з грифом “Невідкладно”.
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності райдержадміністрації та потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи загальний відділ за погодженням з керівником апарату розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
  1   2   3   4   5   6

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Інструкція з діловодства iconІнструкція з експлуатації помпи мр2523
Ця інструкція користувача розроблена з метою ознайомити оператора с характеристиками та складовими частинами обладнання и допомогти...

Інструкція з діловодства iconІнструкція щодо заповнення податкової декларації про майновий стан І доходи
Ця Інструкція розроблена відповідно до пункту 179. 9 статті 179 розділу IV податкового кодексу України (далі Кодекс)

Інструкція з діловодства iconПримірна номенклатура справ територіальних управлінь юстиції
Методичні документи з питань ведення діловодства та архівної справи (інструкції, положення, інформації). Копії

Інструкція з діловодства iconД о в І д к а про результати перевірки на жкп №11
Відповідно до посадової інструкції від 27. 07. 2010, затвердженої директором жкп №11, ведення діловодства покладено на секретаря

Інструкція з діловодства icon“затверджую” директор школи : І. В. Соколов експлуатаційна інструкція

Інструкція з діловодства iconДана інструкція містить інформацію по обмеженню використання продукції,...
Примітка: Дана інструкція містить інформацію по обмеженню використання продукції, її функцій, а також інформацію по обмеженню відповідальності...

Інструкція з діловодства iconНазвание дисциплины
Маркшейдерські роботи на вугільних шахтах та розрізах: Інструкція. – Донецьк., 2001. – 264 с

Інструкція з діловодства iconКафедра документознавства та інформаційної діяльності питання до іспиту з документознавства
Сутність поняття “документ“. Генеза І розвиток поняття. Визначення документа у стандартах І словниках з діловодства та архівної справи,...

Інструкція з діловодства iconНаказ №254 від 05. 06. 2001
Ця Інструкція поширюється на працівників, які виконують роботи цими інструментами

Інструкція з діловодства iconНаказ №254 від 05. 06. 2001
Ця Інструкція поширюється на працівників, які безпосередньо виконують електромонтажні роботи на висоті, та керівників робіт

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
uchebilka.ru
Главная страница


<